Le rapport post-événement : 12 sections qui simplifient l'année suivante (avec un modèle)

La plupart des événements se terminent par une discussion à bout de souffle dans un stationnement, sans que rien soit consigné par écrit; c'est pourquoi les mêmes erreurs reviennent l'année suivante et pourquoi les commanditaires posent en mars des questions auxquelles personne ne sait répondre. Un rapport post-événement règle ces deux problèmes, et il n'a pas besoin d'être long : douze sections, composées surtout de chiffres que vous avez déjà, rédigées dans les deux semaines qui suivent, pendant que l'événement est encore frais. Voici le modèle, avec la provenance de chaque chiffre, les personnes qui le lisent et la décision que chaque section doit permettre de prendre. Il s'adresse aux festivals communautaires, aux congrès, aux compétitions et aux événements d'un soir au Canada, et il se lit avec le guide des indicateurs d'analyse d'événements pour les chiffres eux-mêmes et le guide de budgétisation pour le plan auquel vous comparez vos résultats.

Points clés à retenir

• Rédigez-le dans les deux semaines. Après un mois, les détails se sont envolés et personne ne les reconstituera.
• Chaque section devrait se conclure par une décision ou un chiffre utilisable dans le plan de l'an prochain, pas par un paragraphe descriptif.
• Comparez au plan plutôt que de présenter les chiffres isolément : la fréquentation par rapport à la capacité, les revenus par rapport au budget, les dépenses par rapport à chaque poste budgétaire.
• Les bailleurs de fonds, les commanditaires et les conseils d'administration veulent des découpages différents des mêmes données; rédigez un seul rapport et tirez-en des extraits plutôt que d'en écrire trois.
• Le rapport vaut plus que la réunion-bilan, parce que la réunion s'oublie et que le document reste.

Les 12 sections

1. Le résumé d'une page

Rédigé en dernier, lu en premier. Cinq lignes : ce qu'était l'événement, la fréquentation, le résultat financier net, la plus grande réussite et le plus gros problème. Les membres du conseil d'administration et les commanditaires lisent cette page et rien d'autre; elle doit donc contenir les chiffres que vous tenez le plus à faire retenir.

Décision qui en découle : si l'événement revient, et à quelle échelle.

2. La fréquentation par rapport à la capacité

Billets vendus, billets scannés, taux d'absence, ventes à la porte, billets de faveur, et le tout par rapport à la capacité prévue. L'écart entre les billets vendus et les billets scannés est le chiffre que la plupart des organisateurs n'ont jamais calculé, et c'est lui qui change le traiteur, la dotation en personnel et l'aménagement du site l'année suivante.

Où trouver les données : le rapport de ventes et le rapport des entrées de votre plateforme de billetterie. Dans Eventist, le rapport des entrées se trouve à côté du rapport de ventes : les billets scannés et les billets vendus tiennent donc sur un seul écran plutôt que dans deux exportations.

Décision : le plan de capacité de l'an prochain et la marge prévue pour les absences.

3. Les revenus par rapport au budget

Revenus bruts de billetterie par catégorie, options complémentaires, revenus des marchands et des kiosques, commandites, subventions, bar et produits dérivés, dons. À côté de chacun, le montant budgété et l'écart. Puis le net : après les frais de plateforme, le traitement des paiements par carte, les remboursements et les rétrofacturations.

Où trouver les données : les rapports de revenus et les rapports financiers de la plateforme pour les billets et les options complémentaires, votre propre grand livre pour tout le reste.

Décision : les sources de revenus à faire croître, et celles sur lesquelles il faut cesser de se faire des illusions.

4. Les coûts par rapport au budget

Chaque poste budgété, ce qu'il a réellement coûté et l'écart, avec une explication en une ligne. Incluez les postes qui n'ont rien coûté parce qu'un bénévole les a pris en charge; l'an prochain, ce bénévole ne sera peut-être plus là.

Décision : les postes à renégocier et le pourcentage de la réserve pour imprévus de l'an prochain.

5. Le rythme des ventes

Le moment où les billets se sont réellement vendus : par semaine, par catégorie, par rapport à vos paliers de prix. C'est la section la plus prédictive du rapport, parce que le calendrier marketing de l'an prochain est bâti à partir d'elle. Notez le pic à chaque date limite de prix et la part des ventes réalisée au cours des deux dernières semaines.

Où trouver les données : la chronologie des inscriptions ou le rapport des ventes par date.

Décision : la grille des catégories et le calendrier de mise en vente de la prochaine édition; la méthode de tarification des laissez-passer de festival transforme ces données en prix.

6. L'attribution marketing

Ce qui a vendu les billets : le courriel, chaque lien d'influenceur et de partenaire, la publicité payante sur les médias sociaux, le trafic organique, les calendriers et répertoires, la vente à la porte. Indiquez le coût par canal là où de l'argent a été dépensé, et inscrivez les paniers récupérés sur une ligne distincte, puisqu'ils n'ont rien coûté.

Où trouver les données : les rapports des liens d'influenceurs et de parrainage, l'utilisation des codes promo, les pages vues et les données de l'entonnoir de conversion, ainsi que vos plateformes publicitaires.

Décision : où ira le budget marketing l'an prochain, et quels partenaires remercier en premier.

7. Les entrées et les opérations

Les entrées par heure, la longueur des files d'attente, la pointe des arrivées, les portes les plus achalandées, les problèmes de lecture des billets, la longueur de la file au pire moment. Ajoutez les notes opérationnelles : montage, électricité, météo, tout ce qui a pris du retard.

Où trouver les données : le rapport des entrées par heure et par porte, ainsi que le déroulement annoté pendant l'événement.

Décision : le personnel aux portes, le nombre de lecteurs de billets et l'heure d'ouverture des portes.

8. Marchands, commanditaires et exposants

Qui est venu, ce que chacun a payé, ce qu'il dit avoir vendu, s'il veut revenir et ce qu'il a demandé que vous n'aviez pas. Les commanditaires ont leur propre sous-section, avec les contreparties promises et la preuve que chacune a été livrée : photos de l'affichage, portée des publications, mentions, nombre de participants.

Décision : la tarification des kiosques de l'an prochain et le plan de commandite; le guide des marchands et des plans de commandite en donne la structure.

9. Le personnel et les bénévoles

Rôles pourvus, quarts de travail couverts, absences, heures travaillées, postes qui manquaient de monde et postes superflus. Notez les trois personnes qui ont tout fait fonctionner et le seul rôle dont personne ne voulait.

Décision : le plan de dotation de l'an prochain et l'objectif de recrutement de bénévoles.

10. Les incidents et les plaintes

Chaque incident consigné, les interventions médicales, les expulsions, les demandes de remboursement et leurs motifs, les plaintes liées à l'accessibilité, les objets perdus, tout ce qui a fait intervenir la police ou la municipalité. Rédigez cette section de façon factuelle et complète : c'est elle que votre assureur voudra voir après une réclamation, et que la ville voudra voir avec la demande de permis de l'an prochain.

Où trouver les données : le registre des incidents tenu pendant l'événement, le registre des remboursements et la boîte de réception.

Décision : le plan de sécurité et la demande de permis de l'an prochain; le guide sur la sécurité événementielle explique pourquoi le registre compte.

11. Ce que les participants ont dit

Les résultats du sondage avec le taux de réponse, les deux ou trois choses que les gens ont adorées, les deux ou trois plaintes qui sont revenues, et toute citation qui mérite d'être réutilisée dans votre marketing. Envoyez le sondage dans les 48 heures, pendant que l'événement est encore frais dans les mémoires; un court sondage de quatre questions obtient dix fois plus de réponses qu'un long.

Décision : les changements à la programmation et au site pour l'an prochain, et les témoignages pour la page de l'an prochain.

12. Les décisions et les responsables pour l'an prochain

La section qui justifie le rapport. Chaque conclusion ci-dessus transformée en changement précis, avec un nom et un mois : « réserver la deuxième entrée d'ici mars », « éloigner la terrasse de bière de la zone des enfants », « faire passer le tarif lève-tôt à 120 $ et le plafonner à 500 », « embaucher deux préposés de plus aux portes de 18 h à 20 h ».

Décision : l'ensemble du plan de la prochaine édition, avant que quiconque ait oublié pourquoi.

Le modèle

Copiez cette structure dans un document et remplissez-la :

Quand le rédiger

• Dans les 48 heures : envoyez le sondage aux participants, remerciez le personnel, les bénévoles, les marchands et les commanditaires, et extrayez les rapports de ventes et des entrées avant que quoi que ce soit soit archivé.
• Dans la semaine : tenez la réunion-bilan en présence des responsables de section et remplissez les sections opérationnelles pendant que les souvenirs sont exacts.
• Dans les deux semaines : terminez les revenus et les coûts (une fois les remboursements et les factures finales réglés) et rédigez le résumé et les décisions.
• Dans le mois : envoyez les extraits destinés aux commanditaires et aux bailleurs de fonds, et inscrivez chaque décision au plan de l'an prochain avec une date.

Si l'événement reposait sur une plateforme qui gère les billets, l'horaire, le personnel et les entrées, la plupart des sections deux à neuf sont des exportations plutôt que des reconstitutions. Dans Eventist, les rapports de ventes, des entrées, des coupons, des influenceurs, des participants et des pages vues s'exportent en CSV ou en Excel, et un générateur de rapports personnalisés répond à la question que les rapports standards laissent sans réponse; la comparaison des rapports de revenus des logiciels de billetterie pour festivals montre comment les autres plateformes s'acquittent de la même tâche.

Foire aux questions

Que doit contenir un rapport post-événement?

Douze sections : un résumé d'une page, la fréquentation par rapport à la capacité, les revenus par rapport au budget, les coûts par rapport au budget, le rythme des ventes par semaine et par catégorie, l'attribution marketing par canal et par partenaire, les données sur les entrées et les opérations, le rendement des marchands et des commanditaires avec les preuves des contreparties, la couverture du personnel et des bénévoles, les incidents et les plaintes, les résultats du sondage auprès des participants, et une liste des décisions pour l'an prochain avec les responsables et les dates.

Combien de temps après un événement faut-il rédiger le rapport?

Envoyez le sondage aux participants et extrayez les rapports dans les 48 heures, tenez la réunion-bilan dans la semaine, pendant que les détails opérationnels sont encore exacts, et terminez les sections financières et le résumé dans les deux semaines, une fois les remboursements et les factures finales réglés.

Que veulent voir les commanditaires dans un rapport post-événement?

La fréquentation, les données démographiques sur le public si vous en avez, la preuve que chaque contrepartie promise a été livrée (photos de l'affichage, portée des publications, mentions, achalandage au kiosque) et ce que leur lien ou leur code a vendu. Présentez-le sous forme de court extrait du rapport principal plutôt que de rédiger un document distinct.

Comment mesurer le succès d'un événement?

Par rapport au plan, et non à une impression : la fréquentation par rapport à la capacité, les revenus nets par rapport au budget, le taux d'absence, le coût par participant, le rythme des ventes par rapport à vos paliers de prix, les notes du sondage et l'intention de réachat. Le guide des indicateurs d'analyse d'événements donne des fourchettes cibles pour chacun.

Quelle est la différence entre une réunion-bilan et un rapport post-événement?

La réunion-bilan est la conversation, habituellement dans la semaine qui suit, où les personnes qui étaient sur place racontent ce qui s'est passé. Le rapport est le document qui lui survit, chiffres à l'appui et décisions attribuées. Les événements qui se contentent de la réunion-bilan finissent par se répéter.

Quelle longueur doit avoir un rapport post-événement?

De deux à six pages pour un événement communautaire, davantage seulement si un bailleur de fonds l'exige. Une page de résumé, trois ou quatre pages de chiffres avec de brefs commentaires, et une liste de décisions. Personne ne lit vingt pages, et les sections qui servent sont celles qui contiennent des chiffres.

Le rapport est la mesure la moins coûteuse que vous puissiez prendre pour améliorer la prochaine édition, et la seule trace de cette année qui sera encore utile en février. Rédigez les douze sections, attribuez les décisions et inscrivez les dates au calendrier avant que l'adrénaline retombe. Si vous voulez que les sections deux à neuf soient des exportations plutôt que de l'archéologie, la plateforme d'événements Eventist réunit les billets, les entrées, le personnel et les marchands dans une seule suite de rapports.