Rapprochement des revenus d'événement : pourquoi votre rapport de billetterie et votre dépôt bancaire ne concordent jamais

Tout organisateur y arrive un jour. Le tableau de bord de la billetterie indique 48 200 $ de ventes. La banque affiche 44 810,57 $. Rien n'est brisé, personne n'a rien volé, et les deux chiffres sont exacts. Ils répondent simplement à des questions différentes.

L'écart se compose de cinq ou six éléments distincts, chacun modeste et chacun invisible à un endroit différent. Les organisateurs qui ne les ont jamais démêlés ont tendance à présumer que la plateforme se trompe ou, pire, à présumer que tout va bien et à découvrir un trou à quatre chiffres à la fin de l'exercice. Ni l'un ni l'autre n'est nécessaire.

Voici ce qui se trouve entre les ventes brutes de billets et l'argent au compte, pourquoi vos dates de versement ne coïncideront jamais avec les dates de votre événement, et une routine de rapprochement qui prend une vingtaine de minutes par mois une fois en place.

Points à retenir

• Les ventes brutes, les revenus nets et les sommes déposées sont trois chiffres différents. Un rapport qui n'en montre qu'un seul ne peut pas servir au rapprochement.
• Faites le rapprochement par versement, pas par événement. Un versement couvre une fenêtre de règlement qui n'a rien à voir avec les dates de votre événement.
• Un remboursement rend habituellement le prix du billet, mais pas les frais : une vente remboursée n'est donc pas une opération neutre dans vos comptes.
• Les contestations et les débits qui ne sont pas des paiements n'apparaissent souvent pas du tout dans les rapports de billetterie, parce que la plupart des plateformes lisent les paiements plutôt que le grand livre complet du processeur.
• Conservez votre propre trace de la répartition des frais au moment de la vente. La reconstituer après coup à partir d'un relevé de versement est pénible, et parfois impossible.

Les trois chiffres, et pourquoi un seul se trouve dans votre banque

Les ventes brutes correspondent à la valeur nominale de tout ce qui a été vendu. C'est le chiffre de votre tableau de bord et celui que vous citez en réunion du conseil. Il comprend les billets que vous avez remboursés par la suite et l'argent que l'acheteur a payé en frais et qui ne vous a jamais appartenu.

Les revenus nets correspondent à ce que vous avez réellement gagné : le brut, moins les frais de la plateforme, moins le traitement des cartes, moins les remboursements, rajusté pour tout ce que vous avez absorbé au lieu de le refiler à l'acheteur.

Les sommes déposées correspondent à ce que le processeur a transféré à votre banque lors d'un versement donné. Ce sont les revenus nets décalés dans le temps et découpés par fenêtre de règlement, et c'est le seul des trois chiffres que votre comptable peut rattacher à une ligne bancaire.

La plupart des désaccords entre un organisateur et une plateforme se résument à quelqu'un qui compare un chiffre brut à un chiffre déposé.

Où l'argent va réellement

1. Les frais de la plateforme, et qui les a payés

Si vous absorbez les frais, ils sortent de vos revenus et votre dépôt est plus petit. Si vous les refilez à l'acheteur, celui-ci a payé un total plus élevé, vos revenus ne changent pas, et votre chiffre de ventes brutes peut inclure ou non ces frais selon la façon dont votre plateforme en rend compte.

Ce dernier point crée plus de confusion que tout le reste de cette liste. Deux plateformes peuvent afficher un brut différent pour des ventes identiques uniquement parce que l'une compte les frais payés par l'acheteur comme un revenu et l'autre pas.

2. Le traitement des cartes

Distinct des frais de billetterie et facturé par Stripe, Square ou qui que ce soit qui déplace réellement l'argent, il s'agit habituellement d'un pourcentage plus un montant fixe par transaction. Par *transaction*, et non par billet : c'est pourquoi une commande de six billets coûte proportionnellement moins cher à traiter que six commandes d'un seul billet.

Si le traitement des cartes passe par votre propre compte de processeur, ce montant est déduit avant que le versement ne vous parvienne et figure au relevé du processeur, pas nécessairement dans vos rapports de billetterie.

3. Les remboursements, qui ne sont pas symétriques

Rembourser un billet de 60 $ vous ramène rarement à votre point de départ. Le prix du billet retourne à l'acheteur, mais les frais de la plateforme sont souvent conservés, et les frais de traitement ne sont généralement pas rendus non plus. Une vente remboursée peut vous coûter de l'argent même si votre chiffre de ventes brutes redescend comme si rien ne s'était passé.

4. Les contestations et les rétrofacturations

Un paiement contesté fait reprendre le montant et ajoute habituellement des frais de contestation. Ces entrées arrivent au grand livre du processeur le jour où elles se produisent, ce qui peut être des mois après l'événement, et elles n'apparaissent très souvent pas du tout dans les rapports de revenus d'une plateforme de billetterie.

5. Ceux que personne ne voit : les débits qui ne sont pas des paiements

C'est le point discret. Les processeurs de paiement inscrivent à votre solde des entrées qui ne sont ni des paiements ni des remboursements : ajustements, réserves, frais de réseau, conversion de devises, débits au compte. Elles sont petites individuellement et elles s'additionnent.

La plupart des plateformes de billetterie construisent leurs rapports à partir des *paiements*. Le grand livre du processeur contient les paiements plus tout le reste. Une plateforme peut donc rendre compte de vos ventes de façon parfaitement exacte et être tout de même incapable d'expliquer votre dépôt, parce que les pièces manquantes n'ont jamais figuré dans ses données.

Si vous voulez le chiffre réel, le rapport de solde du processeur est la source de vérité, pas le tableau de bord de la billetterie. Ce n'est pas une critique de l'un ou de l'autre : c'est un constat sur le système qui détient quels faits.

Le calendrier : pourquoi votre versement ne correspondra jamais à votre événement

Un versement couvre une fenêtre de règlement, pas un événement. Si votre festival s'est tenu du vendredi au dimanche, l'argent arrivera réparti sur plusieurs versements, dont certains contiendront aussi des ventes d'un événement complètement différent.

Trois facteurs l'expliquent :

• La fréquence des versements. Quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, avec un délai mobile qui est couramment de quelques jours ouvrables, mais plus long pour les comptes récents.
• Le moment où la vente a été réglée, et non celui où elle a été faite. Une carte autorisée tard un vendredi peut être réglée le lundi.
• Les entrées négatives arrivent quand elles arrivent. Une contestation d'août peut réduire un versement de novembre.

La conséquence pratique : faites le rapprochement par versement, pas par événement. Vouloir rattacher un seul événement à un seul dépôt est la raison la plus courante pour laquelle ce travail paraît impossible.

Un rapprochement qui prend vingt minutes

Faites-le chaque mois, et non après chaque événement.

1. Exportez le rapport de solde du processeur pour la période. Pas la liste des paiements : le rapport de solde qui comprend chaque type d'entrée.

2. Exportez les ventes brutes de votre plateforme de billetterie pour la même période, avec les remboursements sur leur propre ligne.

3. Rapprochez chaque versement individuellement. Chaque versement devrait égaler les paiements qu'il contient, moins le traitement, moins les remboursements et contestations tombés dans cette fenêtre, moins les autres débits.

4. Étiquetez l'écart inexpliqué au lieu de le forcer. Un petit écart récurrent correspond habituellement à un type d'entrée que vous n'avez pas encore pris en compte : trouvez-le une fois et c'est réglé pour de bon.

5. Consignez la répartition des frais au moment de la vente. Gardez, par commande, ce que l'acheteur a payé, ce que la plateforme a pris et ce que le traitement a coûté. Reconstituer cela des mois plus tard à partir d'un relevé de versement, c'est la version pénible.

Ce que chaque rapport répond réellement

Aucun rapport ne répond à tout à lui seul, et c'est précisément pour cela que le rapprochement existe comme tâche.

Quand la plateforme a vraiment tort

C'est rare, mais les signes valent la peine d'être connus :

• Des ventes brutes qui changent rétroactivement pour une période close sans remboursement pour l'expliquer.
• Des remboursements qui réduisent le brut mais laissent la ligne des frais intacte, de sorte que le net surévalue les gains.
• Des frais calculés par commande alors que la tarification annonce par billet, ou l'inverse. Vérifiez ce point précisément sur une commande de plusieurs billets.
• Des frais payés par l'acheteur comptés comme vos revenus, ce qui gonfle à la fois le brut et votre position fiscale.

Testez le troisième point délibérément avant de vous engager avec une plateforme : achetez une commande contenant plusieurs billets et comparez les frais au tarif publié. Nous avons écrit sur la façon de mettre une plateforme à l'épreuve avant une mise en vente, et ceci appartient au même après-midi.

À quoi ressemble une bonne plateforme de billetterie

Vous voulez le brut, les frais, les remboursements et le net sur des lignes distinctes plutôt qu'un seul chiffre mélangé; l'arithmétique entre eux montrée plutôt que sous-entendue; les frais payés par l'acheteur divulgués séparément afin que vous sachiez s'ils sont compris dans votre brut; des remboursements qui indiquent si les frais ont été rendus; des filtres par plage de dates qui correspondent à vos fenêtres de versement plutôt qu'au seul événement; et, idéalement, une plateforme qui lit le grand livre de solde complet du processeur plutôt que ses seuls paiements.

Eventist fonctionne ainsi. Les ventes nettes sont présentées comme une soustraction explicite, le brut moins les taxes moins les frais, la ligne des frais étant elle-même ventilée entre les frais Eventist, le traitement des cartes et le reste, de sorte que vous voyez tout le calcul au lieu de faire confiance à un seul chiffre. Les ventes brutes indiquent séparément quelle part était des dons et quelle part était des frais payés par les acheteurs, ce qui est exactement l'ambiguïté décrite plus haut dans cet article.

Plus inhabituel encore, Eventist reproduit chaque transaction de solde de votre compte Stripe, et pas seulement les paiements : les frais autonomes de Stripe, les frais que Stripe conserve lorsque vous remboursez une commande, et les contestations. Ce sont justement les entrées qui expliquent normalement un dépôt qu'un rapport de billetterie n'arrive pas à expliquer, et les lire est ce qui permet aux rapports de concorder avec le compte plutôt que de l'approcher. Le traitement des cartes passe de toute façon par votre propre compte Stripe ou Square, de sorte que le relevé du processeur reste directement accessible. La reproduction du solde est propre à Stripe pour l'instant.

Notre comparaison des rapports de revenus de festival entre plateformes explique comment les autres options traitent les mêmes neuf rapports.

Foire aux questions

Pourquoi mon versement de billetterie est-il inférieur à mes ventes de billets?

Parce que les ventes brutes de billets et un versement sont deux mesures différentes. Entre les deux se trouvent les frais de la plateforme, le traitement des cartes facturé par transaction, les remboursements où les frais n'ont souvent pas été rendus, les contestations et leurs frais, ainsi que des débits qui ne sont pas des paiements comme les ajustements ou la conversion de devises. De plus, un versement couvre une fenêtre de règlement plutôt que votre événement : il peut donc exclure des ventes qui ne sont pas encore réglées et inclure des entrées négatives datant de plusieurs mois.

Quelle est la différence entre les ventes brutes et les revenus nets d'un événement?

Les ventes brutes correspondent à la valeur nominale de tout ce qui a été vendu, y compris les billets remboursés par la suite et tous les frais payés par l'acheteur. Les revenus nets correspondent à ce que vous avez gagné après les frais de la plateforme, le traitement des cartes et les remboursements. Les sommes déposées forment un troisième chiffre : les revenus nets découpés par fenêtre de versement et décalés dans le temps. Le rapprochement consiste à relier les trois.

Devrais-je faire le rapprochement par événement ou par versement?

Par versement. Un versement couvre une fenêtre de règlement qui n'a aucun lien avec les dates de votre événement, et il contiendra fréquemment des ventes de plus d'un événement tout en excluant des ventes de celui que vous examinez. Rapprochez chaque versement du rapport de solde du processeur, puis attribuez les revenus aux événements séparément.

Pourquoi les remboursements me coûtent-ils quand même de l'argent?

Parce que les remboursements ne sont habituellement pas symétriques. Le prix du billet retourne à l'acheteur, mais les frais de la plateforme sont couramment conservés et les frais de traitement souvent pas rendus non plus. Une vente remboursée vous laisse donc légèrement plus mal en point que si elle n'avait jamais eu lieu, même si les ventes brutes redescendent comme s'il s'agissait d'une opération neutre.

Pourquoi les rétrofacturations n'apparaissent-elles pas dans mes rapports de billetterie?

La plupart des plateformes de billetterie bâtissent leurs rapports à partir des données de paiement. Les contestations, les rétrofacturations, leurs frais et les autres ajustements sont des entrées au grand livre de solde du processeur de paiement, un ensemble de données plus vaste qui contient bien plus que les paiements. À moins qu'une plateforme ne lise ce grand livre complet, ces entrées lui sont invisibles : le rapport de solde du processeur est donc la source faisant autorité.

Une plateforme de billetterie peut-elle me montrer les débits qui ne sont pas des paiements?

Seulement si elle lit le grand livre de solde du processeur de paiement plutôt que ses seules données de paiement, ce que la plupart ne font pas. Eventist reproduit chaque transaction de solde du compte Stripe d'un organisateur, y compris les frais autonomes de Stripe, les frais retenus sur les commandes remboursées et les contestations, de sorte que ces entrées figurent dans les rapports au lieu de ressurgir plus tard sous forme d'écart inexpliqué entre le tableau de bord et le dépôt.

À quelle fréquence devrais-je rapprocher les revenus d'un événement?

Le rythme mensuel convient à la plupart des organisateurs, aligné sur les versements plutôt que sur les événements. Le faire après chaque événement vous pousse à rattacher un dépôt à un événement, ce qui ne fonctionne pas, et le faire une fois l'an signifie retracer un écart vieux de douze mois à travers des types d'entrées dont vous ne vous souvenez plus.

Sources

• Stripe, Versements : https://docs.stripe.com/payouts
• Stripe, Types de transactions de solde : https://docs.stripe.com/reports/balance-transaction-types
• Stripe, Contestations et rétrofacturations : https://docs.stripe.com/disputes
• Square, Options de dépôt : https://squareup.com/help/ca/en/article/3807-deposit-options-with-square

L'écart entre le tableau de bord et la banque n'est pas un mystère et ce n'est habituellement pas une erreur. Ce sont cinq ou six petites choses connaissables, et une fois que vous avez trouvé chacune d'elles une seule fois, la vérification mensuelle prend vingt minutes. Si vous voulez le brut, les frais, les remboursements et le net sur des lignes distinctes, avec le traitement passant par votre propre compte de processeur, la plateforme événementielle Eventist fonctionne ainsi, et la page des tarifs montre exactement ce que sera la ligne des frais.