Billetterie hybride et en direct : vendre la salle et la diffusion en même temps

Vendre un billet pour une diffusion est la partie facile. N'importe quel paiement peut encaisser 20 $ et envoyer un courriel de confirmation.

Les difficultés arrivent ensuite. Seules les personnes qui ont payé devraient pouvoir regarder, et un lien dans un courriel de confirmation n'est pas un contrôle d'accès. Les participants en ligne doivent se retrouver dans la même liste que la salle, sinon vos chiffres, vos courriels et votre rapport aux commanditaires sont coupés en deux. Et le prix en ligne doit être assez bas pour rejoindre des gens qui ne seraient jamais venus, sans l'être au point que des gens d'ici restent à la maison au lieu d'acheter un siège.

Voici comment les organisateurs règlent réellement ces trois questions, ce que chaque approche coûte et ce qu'il faut tester avant d'annoncer.

Points à retenir

• Un lien dans un courriel n'est pas un contrôle d'accès. S'il peut être transféré, il le sera.
• Inscrivez les acheteurs en ligne à la réunion ou à la diffusion, pas seulement dans votre système de billetterie, pour que la plateforme elle-même sache qui a le droit d'entrer.
• Gardez une seule liste de participants. Deux systèmes, c'est deux décomptes, deux exportations et un rapport aux commanditaires auquel personne ne se fie.
• Fixez le prix de la diffusion comme un produit différent, pas comme un rabais sur le même, sinon vous cannibaliserez vos entrées.
• Décidez avant l'annonce si l'enregistrement est inclus. Changer d'idée après coup irrite les deux publics.

Les quatre tâches d'une billetterie hybride

1. Vendre les deux types de billets depuis un seul paiement, pour que l'acheteur choisisse « sur place » ou « en ligne » sans visiter deux sites.

2. Contrôler l'accès à la diffusion, personne par personne, d'une manière qui résiste au transfert.

3. Rendre compte des deux publics ensemble, pour que la fréquentation, les revenus et la liste d'envoi forment un seul jeu de chiffres.

4. Gérer l'après : enregistrements, compensations pour ceux qui n'ont pas pu se connecter, remboursements quand la diffusion flanche.

La plupart des outils en réussissent un ou deux. Très peu les réussissent tous les quatre, et c'est pourquoi l'hybride finit si souvent rafistolé.

Les trois façons de faire

Il n'y a pas de bonne réponse universelle. Une conférence d'abord virtuelle avec 3 000 participants à distance et des kiosques de commanditaires a vraiment besoin de la deuxième ligne. Un festival qui diffuse sa scène principale, ou une conférence avec une salle et un volet en ligne, est habituellement mieux servi par la première ou la troisième.

Contrôle d'accès : ce que l'on rate le plus souvent

Presque tous les ratés en hybride remontent à une seule décision : comment le participant en ligne atteint la diffusion.

Un lien partagé dans le courriel de confirmation est l'option par défaut et la plus faible. Ça marche, jusqu'à ce que quelqu'un le publie dans un groupe de clavardage. Vous ne pouvez pas savoir qui a regardé, ni plafonner le nombre de spectateurs simultanés, ni révoquer l'accès d'une seule personne.

Une inscription nominative à la réunion est l'amélioration qui compte. L'acheteur est inscrit au webinaire lui-même, reçoit un lien qui lui est propre, et la plateforme de réunion sait qui il est. Les liens transférés cessent de fonctionner, vos chiffres de fréquentation viennent de la plateforme plutôt que d'une estimation, et tout cela se fait sans que personne ne copie de liens à la main.

Un lecteur protégé sur votre propre page est l'option la plus solide et la plus exigeante : le participant ouvre une session et la vidéo n'est servie qu'à une session authentifiée. Ça vaut la peine au-delà d'une certaine taille, et c'est excessif en deçà.

Eventist emprunte la voie du milieu et le fait correctement. L'organisateur connecte son propre compte Zoom, chaque séance peut avoir sa réunion, et toute personne inscrite à cette séance — qu'elle l'ait achetée ou qu'elle s'y soit inscrite depuis le portail des participants lorsqu'elle est comprise dans l'admission générale — est inscrite à la réunion elle-même et reçoit son propre lien d'accès par courriel. Ce lien est aussi une variable de gabarit de courriel, de sorte que vos propres courriels à votre image peuvent le porter. Nous sommes une plateforme de billetterie dotée d'une intégration de réunion, pas un studio de diffusion, et pour la plupart des événements hybrides c'est la bonne forme.

Fixer le prix de la diffusion sans nuire à vos entrées

Le réflexe est de vendre le billet en ligne à la moitié du prix sur place. C'est habituellement une erreur, parce que cela présente la diffusion comme une version moins chère du même produit et invite les gens d'ici à prendre le rabais.

De meilleures façons de voir :

• Un produit différent. La diffusion n'est pas « l'événement, en moins cher ». C'est la scène principale sans le site, le bar, les gens ni les articles promotionnels. Fixez son prix par rapport à ce que cette personne ferait d'autre de sa soirée, pas par rapport à votre prix d'entrée.
• Le test de la géographie. Si votre prix en ligne est tentant pour quelqu'un qui habite à vingt minutes, il est trop proche du prix d'entrée.
• Incluez l'enregistrement. L'accès à la reprise pendant une période définie est une vraie raison d'exister pour le billet en ligne, et c'est quelque chose que la salle n'a pas, à moins que vous ne le lui vendiez aussi.
• Tranchez la question de l'enregistrement avant d'annoncer. Est-il inclus, pour combien de temps, et les acheteurs sur place y ont-ils droit? Revenir là-dessus après coup contrarie tout le monde.

À tester avant d'annoncer

• Transférez-vous un lien d'accès depuis un autre compte et voyez s'il fonctionne. Si oui, vous n'avez pas de contrôle d'accès.
• Achetez un billet en ligne du début à la fin et confirmez que les détails d'accès arrivent sans intervention manuelle.
• Vérifiez l'exportation des participants : elle doit contenir les acheteurs sur place et en ligne dans un seul fichier, avec le type indiqué.
• Faites tourner la diffusion dix minutes à la vraie résolution depuis la connexion du vrai lieu, pas celle du bureau.
• Décidez d'avance de la politique en cas de panne. Si la diffusion tombe vingt minutes, que reçoit un acheteur en ligne? Écrivez-le avant d'en avoir besoin.

Foire aux questions

Comment vendre des billets pour un événement hybride?

Vendez les deux types de billets depuis un seul paiement, pour que l'acheteur choisisse « sur place » ou « en ligne » en une seule transaction, puis assurez-vous que les acheteurs en ligne sont inscrits à la diffusion elle-même plutôt que de simplement recevoir un lien partagé. Gardez les deux publics dans une seule liste de participants, pour que la fréquentation, les revenus et votre liste d'envoi restent un seul jeu de chiffres, et décidez avant l'annonce si un enregistrement est inclus et pour combien de temps.

Comment empêcher le partage d'un lien de diffusion?

Inscrivez chaque acheteur individuellement à la réunion ou au webinaire, pour que son lien d'accès lui soit propre et qu'un lien transféré devienne inutile. Un lien partagé dans un courriel de confirmation ne peut être ni révoqué, ni plafonné, ni attribué. L'option la plus solide est un lecteur protégé sur votre propre site derrière une ouverture de session, même si c'est plus de travail que la plupart des événements n'en ont besoin.

Combien devrait coûter un billet en ligne par rapport au billet sur place?

Fixez-le comme un produit différent plutôt que comme un rabais sur le même. La diffusion n'offre ni le lieu, ni l'ambiance, ni tout ce qui entoure la prestation : elle est donc en concurrence avec les autres choses que cette personne pourrait faire de sa soirée, pas avec votre prix d'entrée. Un test utile : si le prix en ligne tente quelqu'un qui habite à vingt minutes, il est trop proche du prix sur place et vous coûtera des entrées.

Ai-je besoin d'une plateforme événementielle virtuelle pour un événement hybride?

Seulement si le public en ligne est le public principal. Les plateformes virtuelles tout-en-un sont conçues pour des événements d'abord virtuels, avec clavardage, réseautage et kiosques de commanditaires, et elles sont tarifées en conséquence. Un événement qui a une vraie salle et un volet en ligne est généralement mieux servi par une billetterie qui s'intègre à un outil de réunion, ce qui préserve une seule liste de participants sans payer pour un lieu virtuel dont vous n'avez pas besoin.

Une même plateforme peut-elle gérer l'accueil sur place et l'accès en ligne?

Oui, et c'est la principale raison de garder les deux dans un seul système. Le volet sur place a besoin de la lecture de codes QR à l'entrée; le volet en ligne a besoin d'une inscription nominative à la diffusion. Quand les deux partent du même billet, votre rapport de fréquentation couvre tout l'événement et votre courriel d'après-événement rejoint tout le monde d'un coup.

Sources

• Zoom, OAuth de serveur à serveur : https://developers.zoom.us/docs/internal-apps/
• Zoom, Gestion des inscriptions aux webinaires : https://support.zoom.com/hc/en/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0064140

L'hybride cesse d'être pénible quand le billet en ligne se comporte comme un billet plutôt que comme une pièce jointe. Un seul paiement, un accès nominatif à la diffusion, une seule liste de participants et un prix qui reflète un produit différent. Si vous voulez cela sans acheter un lieu virtuel dont vous n'avez pas besoin, la plateforme événementielle Eventist connecte votre propre compte Zoom et inscrit les acheteurs à la séance automatiquement, et la page des tarifs indique le tarif fixe par billet qui s'applique aux deux types de billets.