Cómo vender pases de estacionamiento y lanzadera
El estacionamiento es lo primero que vive quien asiste a tu festival y lo último que recuerda, y en la mayoría de los eventos es la única parte de la operación sin ningún control de inventario. Los boletos tienen tope, la barra se dota según un número, la puerta tiene un ritmo de escaneo, y el terreno simplemente se llena hasta que alguien se para en la entrada a rechazar autos.
Vender el estacionamiento por adelantado arregla eso, y de paso arregla otras tres cosas: el manejo de efectivo en la entrada de un camino, la fila que se forma mientras alguien da el cambio y la discusión de las siete de la tarde sobre si el terreno está lleno de verdad. Así se arma, esta es la capacidad que puedes vender con honestidad y estas son las dos formas de ligarlo a un boleto.
En resumen
- Vende el estacionamiento como complemento de un boleto cuando cada comprador ya tiene boleto y un auto sirve a un grupo. Véndelo como tipo de boleto propio cuando quien compra puede no ser quien conduce, cuando necesitas un escaneo aparte en una entrada aparte, o cuando vendes lugares de noche y de campamento.
- Cuenta cajones, no los adivines, y luego resta las reservas antes de fijar el número a la venta. Accesibles, personal, proveedores, artistas, carril de emergencia y espacio de grúa salen del total.
- La norma de accesibilidad de Ontario marca la referencia a la que conviene planear: 4 por ciento en un terreno de 13 a 100 lugares, y dos lugares más 2 por ciento entre 201 y 1000, repartidos entre cajones anchos accesibles para camioneta y cajones de ancho estándar.
- Escanea los pases de estacionamiento igual que los boletos. Un celular en la entrada del terreno que funcione sin señal es todo el requisito, y el terreno casi siempre tiene peor señal que la puerta.
- Para el estacionamiento disuasorio, vende la lanzadera por franja de salida y no por día, y el regreso es la mitad que la gente olvida planear.
- Un estacionamiento gratuito también merece un pase. El motivo para emitirlo es la capacidad, no el dinero.
Decide qué estás vendiendo en realidad
Un pase de estacionamiento es una de tres cosas, y se comportan distinto.
Un cajón por el día. El caso común: un auto, un terreno, una fecha. Quien compra quiere la certeza de que no lo van a rechazar.
Un lugar por toda la edición. Festivales de varios días con un auto que se queda. Es inventario que no puedes revender el segundo día, así que se cuenta y se tarifa distinto.
Noche o campamento. Otro producto más, normalmente con sus propias reglas, su propia sección del terreno y a menudo su propio permiso. Si lo vendes, necesita su propia capacidad y su propio mapa, no una línea en la descripción del estacionamiento.
Decide cuál de las tres vendes antes de decidir cómo ligarlo, porque la respuesta a la segunda pregunta sale de la primera.
Complemento o tipo de boleto propio
| Complemento de un boleto | Tipo de boleto propio | |
|---|---|---|
| Comprador | Ya está comprando la entrada | Puede ser quien deja a alguien, un proveedor o un visitante de un día |
| Escaneo | En la puerta, junto con el boleto | Aparte, en la entrada del terreno |
| Capacidad | Su propio stock, contado aparte de la entrada | Su propio stock, naturalmente |
| Sirve para | Un auto por grupo, estacionamiento del mismo día | Campamento, disuasorio, terrenos de proveedores y de descenso |
| Cuidado con | Cuatro personas comprando cuatro pases para un auto | Alguien que compra estacionamiento sin entrada |
En Eventist el complemento es el más simple de los dos: lleva su propio precio y su propio stock, lo ligas a los tipos de boleto que deben ofrecerlo y puedes limitarlo a uno por artículo para que un pedido de cuatro personas no se lleve en silencio cuatro cajones. El desglose se queda en el pedido, así que los ingresos por estacionamiento se reportan aparte en lugar de desaparecer dentro del precio del boleto.
El tipo de boleto propio es la respuesta correcta en cuanto el pase necesite su propio escaneo en su propia entrada, porque eso es una puerta con su personal, su dispositivo y su conteo.
La cifra de capacidad que puedes vender con honestidad
Aquí es donde se tuercen casi todos los planes de estacionamiento: la cifra sale del plano del sitio, y el plano se dibujó antes de que nadie caminara el terreno.
Hazlo en este orden.
1. Cuenta los cajones que existen. En un terreno marcado, cuéntalos. En pasto, traza una fila, mídela y multiplica con honestidad, y luego quita un 10 por ciento por cómo se estaciona la gente en un campo a oscuras.
2. Saca primero los lugares accesibles, no al final. El Reglamento de Normas de Accesibilidad Integradas de Ontario fija las proporciones para estacionamientos fuera de la vía: un lugar accesible para camioneta cuando hay 12 lugares o menos; 4 por ciento de 13 a 100; un lugar más 3 por ciento de 101 a 200; dos lugares más 2 por ciento de 201 a 1000; y once lugares más 1 por ciento por encima de 1000. Esos lugares se reparten por igual entre el Tipo A, un cajón más ancho de al menos 3400 mm, y el Tipo B, de 2400 mm estándar. El reglamento está escrito para la construcción y remodelación de estacionamientos y no para un campo de heno usado un fin de semana al año, así que tómalo como referencia de planeación y no como discusión sobre si te obliga. También es la cifra que una municipalidad te va a preguntar cuando tramites los permisos de evento que de todos modos necesitas.
3. Saca las reservas operativas. Personal y voluntariado, proveedores y sus camionetas, artistas y equipo técnico, el carril de emergencia y un espacio de grúa cerca de la salida. En un campo de 400 autos esto es rutinariamente de 60 a 80.
4. Guarda un pequeño colchón para el día del evento. Un cinco por ciento cubre los mal estacionados, el remolque que nadie mencionó y el desborde de lugares accesibles.
5. Vende lo que queda. No la cifra del plano.
El escaneo en el terreno
Un pase que se revisa a ojo es un pase que se fotografía y se comparte. Escanéalo.
Los requisitos prácticos en la entrada de un terreno se diferencian de los de la puerta en algo que importa: la señal es peor. Los terrenos quedan en la orilla del sitio, a menudo detrás de una línea de árboles, y la cobertura celular que funciona en la puerta principal muchas veces no llega. El escaneo tiene que funcionar desde una lista en caché y conciliar después, o no funcionará nada entre las cuatro y las seis de la tarde, justo cuando lo necesitas.
El resto es el mismo patrón que cualquier configuración de boletería con código QR: un celular por carril, un escaneo por pase, un pase ya usado que rechaza el segundo escaneo, y alguien del equipo que pueda buscar un pedido cuando el correo de alguien está en la bandeja de spam. Eventist convierte cualquier celular del personal en escáner, así que abrir un segundo carril durante el pico de las cinco cuesta una persona y no el alquiler de equipo.
Un detalle propio del estacionamiento: decide de antemano si el pase se escanea solo a la entrada o a la entrada y a la salida. Solo a la entrada le sirve a casi todo el mundo. El escaneo de salida es para eventos que concilian un terreno compartido con un recinto, y te duplica el personal por una cifra que no vas a usar.
Lanzaderas y estacionamiento disuasorio
El estacionamiento disuasorio es estacionamiento con un horario encima, y el horario es la parte que hay que vender bien.
Vende por franja de salida, no por día. Un pase de lanzadera que dice "sábado" no te dice nada sobre cuántos autobuses correr a las once. Un pase atado a una franja te lo dice exactamente, y es el mismo mecanismo que la entrada por franjas horarias: capacidad finita por franja, visible conforme se vende, con la curva de demanda apareciendo en el informe de ventas semanas antes del evento.
Planea el regreso como un problema aparte. La demanda de ida se reparte a lo largo del día. La de regreso llega de golpe cuando termina el acto principal, y ese bulto es mayor que tu franja de ida más grande. El pase no arregla eso; conocer la cifra por adelantado sí.
Tarifa el viaje redondo como un solo artículo. Vender los tramos por separado produce una multitud a medianoche con pases de solo ida y una discusión que nadie gana.
Precio, y si cobrar siquiera
Tres posturas defendibles, y la elección es estratégica más que financiera.
- Gratuito con pase obligatorio. Quieres el conteo y el control de capacidad, no el ingreso. Es el valor por defecto para eventos comunitarios y con apoyo municipal, y aun así te quedas con los datos.
- Tarifa fija por auto y por día. Simple, escanea limpio y favorece un poco el auto compartido porque el costo se divide.
- De paga cerca, gratis lejos. Un terreno pequeño de paga junto a la puerta y un campo gratuito más lejos. El de paga subsidia la lanzadera, y la gente se ordena sola según cuánto quiera caminar.
Elijas lo que elijas, publícalo en la página del evento antes de abrir la venta. La queja nunca es por el precio; es por enterarse en la puerta.
Nuestra perspectiva
El estacionamiento es el ejemplo más claro de un patrón que conviene nombrar: las partes de un festival que no están boletadas tienden a ser las que fallan, porque son las que no tienen un número encima. Nadie sobrevende la entrada: el sistema no lo permite. Todo el mundo sobrevende el estacionamiento, porque el campo no tiene opinión sobre qué tan lleno está.
La solución no es un campo más grande. Es tratar cada recurso finito del sitio como inventario con conteo, precio y escaneo, y dejar que el informe de ventas te hable del sábado por la tarde allá en septiembre y no a las cinco del día del evento.
Dónde encaja Eventist
Los pases de estacionamiento y de lanzadera son inventario corriente en Eventist, y cuatro piezas hacen el trabajo.
Los complementos. Un complemento lleva su propio precio y su propio stock, se liga a los tipos de boleto que elijas y puede limitarse a uno por artículo para que un pedido grupal no se lleve cuatro cajones para un auto. Su ingreso queda desglosado en el pedido en lugar de fundirse en el precio del boleto, así que el estacionamiento aparece como estacionamiento en los informes.
Un tipo de boleto propio. Con su propia capacidad, es la vía cuando el pase necesita su propio escaneo en su propia entrada, y cualquier celular del personal se vuelve el escáner, que es lo que hace barato abrir un segundo carril en el momento en que hace falta. Para el disuasorio, la capacidad por franja funciona igual que en la entrada por franjas horarias.
Una caja adicional. El estacionamiento de proveedores, equipo y artistas no va en la página pública. Una caja adicional es una segunda página de pago para el mismo evento, en su propia dirección, y los artículos que viven ahí quedan totalmente ocultos en la tienda principal, mientras que inscripciones, boletos, escaneo e informes siguen compartidos con el resto del evento. Mándales el enlace a los proveedores; el público nunca ve el terreno que estás reservando.
El punto de venta. Llegan autos sin pase, y la entrada del terreno queda lejos de la taquilla. El punto de venta corre en el panel desde cualquier celular del personal, acepta tarjeta sin contacto o insertada en un lector conectado, un número de tarjeta tecleado o efectivo, y deja una venta sin pagar en espera bajo un nombre o un teléfono para quien tiene que ir por su cartera.
Lo que la plataforma no hace es dibujar tu plano ni contar tus cajones. Esa parte es una caminata por el terreno con una rueda de medición, y conviene hacerla antes de poner los pases a la venta y no después.
Preguntas frecuentes
¿El estacionamiento debe ser complemento o boleto aparte?
Complemento cuando quien compra ya adquiere la entrada y un auto sirve al grupo: menos decisiones en el pago y el stock se cuenta bien igual. Tipo de boleto aparte cuando el pase necesita su propio escaneo en su propia entrada, cuando quien compra puede no asistir, o cuando vendes campamento y noches.
¿Cuántos lugares accesibles debería tener un festival?
El reglamento de accesibilidad de Ontario es la referencia habitual: 4 por ciento en un terreno de 13 a 100 lugares, un lugar más 3 por ciento de 101 a 200, dos lugares más 2 por ciento de 201 a 1000, y once más 1 por ciento por encima, repartidos entre cajones anchos accesibles para camioneta y estándar. Confirma qué exige tu municipio para el permiso, y ponlos lo más cerca posible de la entrada en lugar de donde el campo lo permita.
¿Puedo vender estacionamiento sin vender boleto?
Sí, y muchas veces conviene: quienes dejan pasajeros, proveedores y voluntariado necesitan un cajón sin necesitar entrada. Ese es exactamente el caso de un tipo de boleto aparte y no de un complemento.
¿Qué pasa si el terreno se llena antes de que lleguen todos los que tienen pase?
No debería, y para eso son las reservas. Si pasa, el pase es una promesa que rompiste, así que planea el desborde antes del evento: un campo secundario con nombre, el personal que dirigirá hacia allá y el mensaje que vas a mandar. En Eventist una difusión a asistentes llega al portal durante el evento y se puede retirar cuando la situación cambia.
¿Necesito permiso para cobrar estacionamiento en un campo?
Normalmente hay algo: una autorización municipal de evento especial o de estacionamiento, una condición del plano del sitio, o una cláusula en el acuerdo de uso del terreno si lo rentas. Pregunta pronto en el municipio, porque el plan de estacionamiento suele ser la parte de una solicitud de permiso que regresa con condiciones.
Fuentes
- Integrated Accessibility Standards, O. Reg. 191/11, artículos 80.34 y 80.36 (estacionamiento accesible)
- Reglamento de Normas de Accesibilidad Integradas, Gobierno de Ontario
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