Vendre le stationnement et les navettes de festival

Le stationnement est la première chose qu'un participant vit à votre festival et la dernière dont il se souvient, et dans la plupart des événements c'est la seule partie de l'opération sans aucun contrôle d'inventaire. Les billets sont plafonnés, le bar est doté selon un chiffre, la porte a une cadence de lecture — et le champ, lui, se remplit jusqu'à ce que quelqu'un se poste à l'entrée pour refouler les voitures.

Vendre le stationnement à l'avance règle cela, et règle trois autres choses au passage : la manipulation d'argent comptant à l'entrée d'un chemin, la file qui se forme pendant qu'on rend la monnaie, et la dispute de 19 h pour savoir si le terrain est vraiment plein. Voici comment le construire, quelle capacité vous pouvez honnêtement vendre et les deux façons de le rattacher à un billet.

En bref

• Vendez le stationnement comme supplément à un billet quand chaque acheteur a déjà un billet et qu'une voiture sert à un groupe. Vendez-le comme type de billet distinct quand l'acheteur n'est peut-être pas le conducteur, quand il vous faut une lecture séparée à une entrée séparée, ou quand vous vendez des places de nuit et de camping.
• Comptez les places, ne les devinez pas, puis soustrayez les réserves avant de fixer le nombre mis en vente. Places accessibles, personnel, fournisseurs, artistes, voie d'urgence et espace de remorquage sortent tous du total.
• La norme d'accessibilité de l'Ontario donne le repère à viser : 4 pour cent d'un terrain de 13 à 100 places, et deux places plus 2 pour cent entre 201 et 1 000 places, réparties entre les places élargies pour fourgonnette et les places de largeur standard.
• Lisez les laissez-passer de stationnement comme vous lisez les billets. Un téléphone à l'entrée du terrain qui fonctionne sans réseau est toute l'exigence, et le terrain capte presque toujours moins bien que la porte principale.
• Pour le stationnement incitatif, vendez la navette par plage de départ plutôt que par jour, et c'est le retour que les gens oublient de planifier.
• Un stationnement gratuit mérite quand même un laissez-passer. C'est la capacité, et non l'argent, qui justifie de l'émettre.

Décidez ce que vous vendez réellement

Un laissez-passer de stationnement est l'une de trois choses, et elles ne se comportent pas pareil.

Une place pour la journée. Le cas courant : une voiture, un terrain, une date. L'acheteur veut la certitude qu'on ne le refoulera pas.

Une place pour toute la durée. Les festivals de plusieurs jours avec une voiture qui reste sur place. C'est un inventaire que vous ne pouvez pas revendre le deuxième jour, alors il se compte et se tarifie autrement.

La nuit ou le camping. Encore un autre produit, avec ses propres règles, sa propre section du terrain et souvent son propre permis. Si vous le vendez, il lui faut sa propre capacité et sa propre carte, pas une ligne dans la description du stationnement.

Choisissez laquelle des trois vous vendez avant de choisir comment la rattacher, parce que la réponse à la seconde question découle de la première.

Supplément ou type de billet distinct

Dans Eventist, le supplément est le plus simple des deux : un supplément porte son propre prix et son propre stock, vous le rattachez aux types de billets qui doivent l'offrir, et vous pouvez le limiter à un par article pour qu'une commande de quatre personnes ne prenne pas discrètement quatre places. La ventilation reste sur la commande, de sorte que les revenus de stationnement apparaissent à part dans les rapports au lieu de disparaître dans le prix du billet.

Le type de billet distinct est la bonne réponse dès que le laissez-passer exige sa propre lecture à sa propre entrée, parce que c'est alors une porte avec son personnel, son appareil et son décompte.

Le chiffre de capacité que vous pouvez vendre honnêtement

C'est là que la plupart des plans de stationnement dérapent : le chiffre vient du plan de site, et le plan de site a été dessiné avant que quiconque ait marché dans le champ.

Procédez dans cet ordre.

1. Comptez les places qui existent. Sur un terrain marqué, comptez-les. Dans l'herbe, tracez une rangée, mesurez-la et multipliez honnêtement — puis enlevez 10 pour cent pour la réalité du stationnement dans un champ, le soir venu.

2. Retirez les places accessibles en premier, pas en dernier. Le Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées de l'Ontario fixe les ratios pour les aires de stationnement hors rue : une place pour fourgonnette quand il y a 12 places ou moins ; 4 pour cent de 13 à 100 ; une place plus 3 pour cent de 101 à 200 ; deux places plus 2 pour cent de 201 à 1 000 ; et onze places plus 1 pour cent au-delà de 1 000. Ces places se répartissent également entre le type A, une place élargie d'au moins 3 400 mm, et le type B, de largeur standard de 2 400 mm. Le règlement vise la construction et le réaménagement d'aires de stationnement plutôt qu'un champ de foin utilisé une fin de semaine par année : prenez-le donc comme repère de planification et non comme débat sur son application. C'est aussi le chiffre qu'une municipalité vous demandera quand vous déposerez les permis d'événement qu'il vous faut de toute façon.

3. Retirez les réserves opérationnelles. Personnel et bénévoles, fournisseurs et leurs camionnettes, artistes et équipe technique, voie d'urgence, et un espace de remorquage près de la sortie. Sur un champ de 400 voitures, cela représente couramment 60 à 80 voitures.

4. Gardez une petite réserve pour le jour même. Cinq pour cent couvrent les mal-stationnés, la remorque que personne n'avait annoncée et le débordement des places accessibles.

5. Vendez ce qui reste. Pas le chiffre du plan de site.

La lecture à l'entrée du terrain

Un laissez-passer vérifié à l'œil est un laissez-passer qui se fait capturer en photo et partager. Lisez-le.

Les exigences pratiques à l'entrée d'un terrain diffèrent de celles de la porte sur un point qui compte : le signal y est moins bon. Les terrains se trouvent en bordure du site, souvent derrière une rangée d'arbres, et la couverture cellulaire qui fonctionne à la porte principale ne s'y rend fréquemment pas. La lecture doit fonctionner à partir d'une liste en cache et se réconcilier plus tard, sinon elle ne fonctionnera pas du tout entre 16 h et 18 h, au moment où vous en avez besoin.

Le reste suit le même modèle que n'importe quelle configuration de billetterie par code QR : un téléphone par voie, une lecture par laissez-passer, un laissez-passer déjà utilisé qui refuse la deuxième lecture, et un membre du personnel capable de retrouver une commande quand le courriel de quelqu'un est dans les indésirables. Eventist transforme n'importe quel téléphone du personnel en lecteur : ajouter une deuxième voie pendant l'affluence de 17 h coûte donc une personne plutôt qu'une location de matériel.

Un détail propre au stationnement : décidez d'avance si un laissez-passer se lit à l'entrée seulement ou à l'entrée et à la sortie. L'entrée seulement convient à presque tout le monde. La lecture à la sortie sert aux événements qui réconcilient un terrain partagé avec une salle, et elle double votre personnel pour un chiffre que vous n'utiliserez pas.

Navettes et stationnement incitatif

Le stationnement incitatif, c'est du stationnement avec un horaire, et c'est l'horaire qu'il faut vendre correctement.

Vendez par plage de départ, pas par jour. Un laissez-passer de navette qui dit « samedi » ne vous apprend rien sur le nombre d'autobus à faire rouler à 11 h. Un laissez-passer rattaché à une plage vous le dit exactement, et c'est le même mécanisme que l'entrée par plage horaire : une capacité finie par créneau, visible à mesure qu'elle se vend, avec la courbe de demande qui apparaît dans le rapport des ventes des semaines avant l'événement.

Planifiez le retour comme un problème distinct. La demande vers le site s'étale sur la journée. La demande de retour arrive d'un coup quand la tête d'affiche termine, et ce bloc est plus gros que votre plus grosse plage aller. Le laissez-passer ne règle pas cela ; connaître le chiffre à l'avance, oui.

Tarifez l'aller-retour comme un seul article. Vendre les trajets séparément produit une foule à minuit avec des laissez-passer aller simple et une dispute que personne ne gagne.

La tarification, et faut-il même faire payer

Trois positions défendables, et le choix est stratégique plutôt que financier.

• Gratuit, mais laissez-passer obligatoire. Vous voulez le décompte et le contrôle de la capacité, pas le revenu. C'est la valeur par défaut pour les événements communautaires et soutenus par la municipalité, et vous obtenez quand même les données.
• Tarif fixe par voiture, par jour. Simple, se lit proprement, et encourage un peu le covoiturage puisque le coût se partage.
• Payant près de la porte, gratuit plus loin. Un petit terrain payant près de l'entrée et un champ gratuit plus éloigné. Le terrain payant subventionne la navette, et les gens se répartissent selon la distance qu'ils acceptent de marcher.

Quel que soit votre choix, publiez-le sur la page de l'événement avant la mise en vente. La plainte ne porte jamais sur le prix ; elle porte sur le fait de l'apprendre à la porte.

Notre point de vue

Le stationnement illustre le mieux un phénomène qui mérite d'être nommé : les parties d'un festival qui ne sont pas billettées sont celles qui flanchent, parce que ce sont celles sans chiffre attaché. Personne ne survend l'admission — le système ne le permet pas. Tout le monde survend le stationnement, parce que le champ n'a pas d'opinion sur son taux de remplissage.

La solution n'est pas un plus grand champ. C'est de traiter chaque ressource finie du site comme un inventaire avec un décompte, un prix et une lecture, et de laisser le rapport des ventes vous parler du samedi après-midi dès septembre plutôt qu'à 17 h le jour même.

Où Eventist s'inscrit

Les laissez-passer de stationnement et de navette sont un inventaire ordinaire dans Eventist, et quatre pièces font le travail.

Les suppléments. Un supplément porte son propre prix et son propre stock, se rattache aux types de billets que vous choisissez, et peut être limité à un par article pour qu'une commande de groupe ne prenne pas quatre places pour une voiture. Son revenu reste ventilé sur la commande au lieu d'être fondu dans le prix du billet : le stationnement apparaît donc comme du stationnement dans les rapports.

Un type de billet distinct. Avec sa propre capacité, c'est la voie à prendre quand le laissez-passer exige sa propre lecture à sa propre entrée, et n'importe quel téléphone du personnel devient le lecteur, ce qui rend une deuxième voie peu coûteuse au moment où vous en avez besoin. Pour le stationnement incitatif, la capacité par plage fonctionne comme pour l'entrée par plage horaire.

Une caisse additionnelle. Le stationnement des fournisseurs, de l'équipe et des artistes n'a pas sa place sur la page publique. Une caisse additionnelle est une deuxième page de paiement pour le même événement, à sa propre adresse, et les articles qui s'y trouvent sont entièrement masqués sur la boutique principale, tandis que les inscriptions, les billets, la lecture et les rapports restent partagés avec le reste de l'événement. Envoyez le lien aux fournisseurs ; le public ne voit jamais le terrain que vous gardez en réserve.

Le point de vente. Des voitures arrivent sans laissez-passer, et l'entrée du terrain est loin de la billetterie. Le point de vente fonctionne dans le tableau de bord sur n'importe quel téléphone du personnel, accepte une carte sans contact ou insérée sur un lecteur connecté, un numéro de carte saisi à la main ou de l'argent comptant, et met une vente impayée en attente sous un nom ou un numéro de téléphone pour le conducteur qui doit aller chercher son portefeuille.

Ce que la plateforme ne fait pas, c'est dessiner votre plan de site ou compter vos places. Cette partie-là, c'est une marche dans le champ avec une roue de mesure, et elle vaut mieux avant la mise en vente des laissez-passer qu'après.

Foire aux questions

Le stationnement devrait-il être un supplément ou un billet distinct ?

Un supplément quand l'acheteur achète déjà son admission et qu'une voiture sert au groupe : moins de décisions à la caisse et le stock se compte correctement. Un type de billet distinct quand le laissez-passer exige sa propre lecture à sa propre entrée, quand l'acheteur n'est peut-être pas un participant, ou quand vous vendez du camping et des nuitées.

Combien de places accessibles un festival devrait-il prévoir ?

Le règlement ontarien sur l'accessibilité sert de repère habituel : 4 pour cent d'un terrain de 13 à 100 places, une place plus 3 pour cent de 101 à 200, deux places plus 2 pour cent de 201 à 1 000, et onze plus 1 pour cent au-delà, réparties entre places élargies pour fourgonnette et places standard. Vérifiez ce que votre municipalité exige pour votre permis, et placez-les le plus près possible de l'entrée plutôt que là où le champ le permet.

Puis-je vendre du stationnement sans vendre de billet ?

Oui, et c'est souvent souhaitable : les conducteurs qui déposent quelqu'un, les fournisseurs et les bénévoles ont tous besoin d'une place sans avoir besoin d'une admission. C'est exactement le cas qui appelle un type de billet distinct plutôt qu'un supplément.

Que se passe-t-il si le terrain se remplit avant l'arrivée de tous les détenteurs de laissez-passer ?

Cela ne devrait pas arriver, et c'est la raison d'être des réserves. Si cela arrive, le laissez-passer est une promesse que vous avez rompue : planifiez donc le débordement avant l'événement, avec un terrain secondaire nommé, le personnel qui y dirigera les gens et le message que vous enverrez. Dans Eventist, une diffusion aux participants atteint le portail pendant l'événement et peut être retirée quand la situation change.

Faut-il un permis pour faire payer le stationnement dans un champ ?

Habituellement, il y a quelque chose : une autorisation municipale d'événement spécial ou de stationnement, une condition du plan de site, ou une clause de l'entente d'utilisation du terrain si vous le louez. Demandez tôt à la municipalité, parce que le plan de stationnement est souvent la partie d'une demande de permis qui revient avec des conditions.

Sources

• Integrated Accessibility Standards, O. Reg. 191/11, articles 80.34 et 80.36 (stationnement accessible)
• Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées, gouvernement de l'Ontario

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