Diversidad de proveedores en licitaciones de eventos: verificar las declaraciones
Si organizas eventos para un organismo público, una universidad, un hospital o una gran empresa, la diversidad de proveedores probablemente ya ha llegado a tus trámites de contratación. En algún punto de la plantilla de licitación hay ahora una pregunta sobre si el proveedor es propiedad de mujeres, de personas indígenas o diverso de otro modo, con una casilla para marcar.
La casilla es la parte fácil. La parte difícil es que una casilla marcada, y una línea en la página «Quiénes somos» de un proveedor, no prueban nada. Esta guía explica qué significa realmente cada categoría en la contratación canadiense, qué organismos verifican qué declaraciones, a qué obliga el objetivo federal del 5 % de contratación con empresas indígenas, y qué pedirle a un proveedor cuando la respuesta tiene que sostenerse.
Este artículo es orientación general para equipos de eventos y de compras, no asesoramiento jurídico ni profesional. Consulta la política de tu propia organización y, para contratos federales, la directiva aplicable.
TL;DR
- «Fundada por una mujer» y «propiedad de mujeres» son declaraciones distintas. La definición en contratación es de propiedad mayoritaria y control, no de quién creó la empresa.
- El criterio canadiense habitual es al menos el 51 % de propiedad, gestión y control por parte de personas del grupo correspondiente.
- La certificación por un tercero es la prueba más sólida. WBE Canada y WEConnect International certifican empresas propiedad de mujeres; el CAMSC certifica proveedores indígenas y de minorías.
- Los departamentos federales tienen un objetivo mínimo obligatorio del 5 % de contratación con empresas indígenas, con su propia definición y su propio directorio, independiente de cualquier certificación.
- Para un proveedor sin certificar, una declaración de propiedad por escrito que nombre a los propietarios y sus participaciones es un sustituto razonable. Una afirmación en una web, no.
Qué significan las categorías
Los programas de diversidad de proveedores suelen reconocer varios grupos distintos, y las definiciones no son intercambiables.
Propiedad de mujeres. El criterio canadiense estándar, el que usa WBE Canada, exige una empresa independiente y con ánimo de lucro cuya propiedad, gestión y control correspondan al menos en un 51 % a una o más mujeres, constituida legalmente en Canadá y con su sede principal allí, o mayoritariamente en manos de mujeres que sean ciudadanas canadienses o residentes permanentes, con las operaciones diarias dirigidas por una o más mujeres.
Propiedad indígena. Para el objetivo federal del 5 %, Servicios Indígenas de Canadá define una empresa indígena como aquella que es propiedad de ancianos, consejos de banda o consejos tribales y está operada por ellos, una empresa inscrita en el Directorio de Empresas Indígenas del Gobierno de Canadá, o una empresa inscrita en una lista de beneficiarios de un tratado moderno. Nótese que es un criterio de inscripción, no de certificación.
Propiedad de minorías. El Consejo Canadiense de Proveedores Aborígenes y de Minorías certifica proveedores aborígenes y de minorías, y cumple en Canadá el papel que los consejos de proveedores desempeñan en otros países ante los grandes compradores.
Otras categorías aparecen en programas concretos, entre ellas las empresas propiedad de veteranos, de personas 2SLGBTQ+ o de personas con discapacidad. Qué categorías reconoce tu organización es una decisión de política, y debería estar por escrito antes de publicar la licitación, no negociarse después.
La distinción con la que todo el mundo tropieza
Una mujer fundó la empresa. Una mujer dirige la empresa. Las mujeres poseen la mayoría de la empresa. Son tres afirmaciones distintas, y la mayoría de los programas de contratación solo cuentan la tercera.
Esto importa muchísimo en el software de eventos, porque las plataformas más conocidas fueron con frecuencia cofundadas por mujeres y hoy cotizan en bolsa o están financiadas por capital riesgo. Una mujer consejera delegada de una empresa cotizada la dirige, lo que importa por muchas razones, pero no cumple un criterio de propiedad del 51 %, porque la empresa es de sus accionistas. Nuestra guía de software de venta de entradas propiedad de mujeres repasa qué plataforma cumple qué definición.
La misma distinción vale para todas las categorías. «Fundada por», «dirigida por» y «propiedad de» hay que leerlas con cuidado, y un proveedor que las mezcla en una propuesta te está diciendo algo.
Certificación, autodeclaración y la distancia entre ambas
Piensa en la prueba que aporta un proveedor como una escalera, porque lo que deberías aceptar depende de cuánto vale el contrato y de lo que exija tu política.
1. Una afirmación en una web. Sin verificación independiente. Vale como señal inicial, no vale como prueba.
2. Una autodeclaración en el formulario de licitación. El proveedor lo afirma, normalmente con firma. Mejor, porque queda registrado y falsearlo tiene consecuencias, pero nadie lo ha comprobado.
3. Una declaración de propiedad por escrito. El proveedor nombra a los propietarios y sus porcentajes, en papel con membrete y firmada por un directivo. Es el término medio práctico para proveedores pequeños, y es razonable pedirlo.
4. Certificación por un tercero. Un organismo certificador ha examinado propiedad, gestión, control e independencia, y emite un certificado con número y fecha de caducidad. Pide el número y compruébalo en el directorio del organismo.
5. Inscripción en un directorio gubernamental. Para empresas indígenas y contratos federales, la inscripción en el Directorio de Empresas Indígenas o en una lista de beneficiarios de un tratado moderno es a lo que la directiva remite realmente.
Los organismos certificadores
WBE Canada certifica empresas canadienses propiedad de mujeres según el criterio del 51 % de propiedad, gestión y control, y mantiene un directorio que usan los compradores corporativos y públicos.
WEConnect International certifica internacionalmente empresas propiedad de mujeres según cuatro criterios: propiedad, gestión, control e independencia. Su directorio WECommunity es visible para sus compradores miembros, que es justamente su utilidad para un proveedor que vende fuera de su país.
El CAMSC, el Consejo Canadiense de Proveedores Aborígenes y de Minorías, certifica proveedores aborígenes y de minorías para compradores que gestionan programas canadienses de diversidad de proveedores.
El Directorio de Empresas Indígenas, gestionado por el Gobierno de Canadá, es la vía de inscripción a la que remite el objetivo federal del 5 %. No es un organismo de certificación en el mismo sentido, y esa diferencia pilla a mucha gente: una empresa puede ser legítimamente de propiedad indígena y estar certificada por un consejo sin estar inscrita en el Directorio, que es precisamente lo que comprobará un contrato federal.
El objetivo federal del 5 % y por qué llega a los presupuestos de eventos
El Gobierno de Canadá exige que los departamentos y organismos federales adjudiquen un mínimo del 5 % del valor total de sus contratos a empresas indígenas cada año, y que los departamentos alcancen o superen el objetivo antes del cierre del ejercicio 2024-25. La Directiva sobre la Gestión de la Contratación del Consejo del Tesoro recoge los procedimientos obligatorios en su anexo E.
Para un equipo de eventos dentro del sistema federal o cerca de él, esto no es una abstracción. La inscripción a congresos, la venta de entradas, el audiovisual, el catering, la impresión y los servicios de recinto cuentan todos en el valor de los contratos, así que la pregunta de si un proveedor es de propiedad indígena se adhiere a decisiones de compra que antes se tomaban solo por precio y función. Si respondes a una licitación federal en lugar de convocarla, espera la pregunta y espera que tu respuesta se contraste con el directorio.
Qué poner en la licitación
Haz preguntas que produzcan respuestas comprobables:
- ¿Qué categoría declaras y bajo qué definición? Nombrar el estándar impide que un proveedor responda a otra pregunta.
- ¿Estás certificado y por quién? Pide el organismo certificador, el número de certificado y la fecha de caducidad.
- Si no estás certificado, aporta una declaración de propiedad firmada que nombre a los propietarios y sus porcentajes.
- ¿Dónde está constituida legalmente y radicada principalmente la empresa? Varias certificaciones dependen de esto, no solo de quién posee las acciones.
- ¿La declaración está vigente? La propiedad cambia. Una ronda de inversión, una adquisición o la salida de un fundador pueden acabar con una posición del 51 % sin que la web cambie nada.
Y decide de antemano cuánto va a pesar la respuesta. Un criterio de diversidad que vale dos puntos sobre cien no cambia nada y hace perder tiempo a todos; uno que es un requisito eliminatorio debe anunciarse como tal antes de que nadie redacte una propuesta.
Dónde se tuerce
- Dar por buena la página «Quiénes somos». El fallo más común con diferencia. Es una página de marketing, no un documento registral.
- Tratar «certificado» como algo evidente. Las certificaciones caducan, normalmente cada año. Pide la fecha.
- Confundir el Directorio de Empresas Indígenas con una certificación, en cualquiera de los dos sentidos, en un contrato federal.
- Hacer la pregunta y luego no usar la respuesta, lo que enseña a los proveedores que esa sección es decorativa.
- No volver a comprobarlo en la renovación. Un contrato plurianual sobrevive a un certificado y a veces a la propiedad que lo respaldaba.
Nuestra perspectiva
Nuestra opinión sincera es que la carga de la verificación recae en el sitio equivocado. Los proveedores grandes tienen equipos de contratación que producen certificados a demanda; los pequeños, que es donde están la mayoría de las empresas realmente de propiedad diversa, a menudo no han invertido el dinero ni las semanas que exige certificarse porque ningún comprador se lo había pedido todavía. Un programa que solo acepta certificación de terceros filtra, por tanto, hacia las empresas más grandes, que es casi lo contrario de la intención.
Así que el equilibrio práctico que defenderíamos es exigir certificación cuando el valor del contrato lo justifique, aceptar una declaración de propiedad firmada por debajo de ese umbral, y ser explícito en la licitación sobre cuál se aplica. Eso mantiene la declaración comprobable sin convertir el papeleo en el verdadero criterio de selección.
Dónde encaja Eventist
Por transparencia, ya que este artículo trata de verificar declaraciones: Eventist se fundó en mayo de 2021 en Kitchener, Ontario, por Ciara Azam, que dirige la empresa. Está autofinanciada, sin inversores externos, lo que la hace propiedad de su fundadora y propiedad de una mujer según el criterio de propiedad mayoritaria, no solo fundada por una mujer. Facilitamos con gusto una declaración de propiedad por escrito para un expediente de contratación, si se solicita.
En cuanto a la plataforma, si tu respuesta a una licitación o tu propia contratación de eventos necesita el rastro documental, Eventist guarda los registros de expositores y proveedores, los contratos firmados y los datos de asistentes en un único sistema exportable, de modo que la documentación de un evento se recupera en lugar de reconstruirse. La página de la plataforma de eventos cubre las funciones generales y la página de precios muestra la tarifa plana por entrada.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa la diversidad de proveedores en el contexto de la contratación?
Es la práctica de un comprador de dirigir deliberadamente una parte de su gasto a empresas propiedad de grupos históricamente infrarrepresentados entre los proveedores, con más frecuencia mujeres, pueblos indígenas y minorías visibles, además de otras categorías que reconocen programas concretos. En Canadá el criterio habitual es que el grupo posea al menos el 51 % y además gestione y controle la empresa, así que es una pregunta sobre quién posee y dirige la compañía, no sobre quién trabaja en ella.
¿Cuál es la diferencia entre «propiedad de mujeres» y «dirigida por una mujer»?
Propiedad de mujeres significa que las mujeres poseen la mayoría de la empresa, normalmente al menos el 51 %, y controlan sus operaciones. Dirigida por una mujer significa que una mujer la dirige, con independencia de quién posea las acciones. Una empresa cotizada con una consejera delegada está dirigida por una mujer pero no es propiedad de mujeres, porque la poseen sus accionistas. Los programas de diversidad de proveedores usan casi siempre la definición de propiedad, así que la distinción decide si un proveedor es elegible o no.
¿Cómo verifico que un proveedor es realmente propiedad de mujeres?
Pide una certificación de WBE Canada, WEConnect International o WBENC en Estados Unidos, junto con el número de certificado y la fecha de caducidad, para poder contrastarlos en el directorio del organismo certificador. Estos organismos examinan propiedad, gestión, control e independencia en lugar de dar por buena la declaración. Si el proveedor no está certificado, algo común entre empresas pequeñas, pide una declaración de propiedad firmada en papel con membrete que nombre a los propietarios y sus porcentajes.
¿Qué es el objetivo federal del 5 % de contratación indígena?
Es la exigencia de que los departamentos y organismos federales adjudiquen cada año un mínimo del 5 % del valor total de sus contratos a empresas indígenas, debiendo alcanzarlo o superarlo antes del cierre del ejercicio 2024-25. A estos efectos, una empresa indígena es la que es propiedad de ancianos, consejos de banda o consejos tribales y está operada por ellos, la inscrita en el Directorio de Empresas Indígenas del Gobierno de Canadá, o la inscrita en una lista de beneficiarios de un tratado moderno. Los procedimientos obligatorios están en el anexo E de la Directiva sobre la Gestión de la Contratación del Consejo del Tesoro.
¿Basta alguna vez con una autodeclaración?
Depende del valor del contrato y de tu propia política, y es razonable fijar un umbral. Para un contrato pequeño, una declaración firmada o una declaración de propiedad por escrito es proporcionada, e insistir en la certificación filtra sobre todo hacia proveedores lo bastante grandes para costearse el proceso. Para un contrato importante, o cualquiera en que el criterio de diversidad influya en la adjudicación, pide certificación de terceros o inscripción en un directorio. Elijas lo que elijas, dilo en la licitación para que los proveedores sepan qué se aceptará.
¿Con qué frecuencia hay que volver a comprobar la condición de proveedor diverso?
En cada renovación, y en cualquier contrato de más de un año. Las certificaciones suelen caducar anualmente, y la propiedad misma puede cambiar por una ronda de inversión, una adquisición o la marcha de un fundador sin anuncio público alguno. Trata la condición como un dato con fecha y no como un atributo permanente, y anota la fecha en que lo verificaste junto al número de certificado.
Fuentes
- WBE Certification for Canadian Women Owned Businesses, WBE Canada
- WEConnect International Certification
- Supplier Certification, Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council
- Objetivo mínimo obligatorio del 5 % de contratación indígena, Servicios Indígenas de Canadá
- Directiva sobre la Gestión de la Contratación, anexo E, Secretaría del Consejo del Tesoro de Canadá
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