Diversité des fournisseurs dans les appels d'offres événementiels : vérifier les déclarations

Si vous organisez des événements pour un organisme public, une université, un hôpital ou une grande entreprise, la diversité des fournisseurs est probablement déjà arrivée dans votre paperasse d'approvisionnement. Quelque part dans le gabarit d'appel d'offres figure désormais une question demandant si le fournisseur est détenu par des femmes, par des Autochtones ou autrement diversifié, avec une case à cocher.

La case est la partie facile. La partie difficile, c'est qu'une case cochée, et une ligne sur la page « À propos » d'un fournisseur, ne prouvent rien. Ce guide explique ce que chaque catégorie signifie réellement dans l'approvisionnement canadien, quels organismes vérifient quelles déclarations, ce qu'impose la cible fédérale de 5 % d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, et quoi demander à un fournisseur quand la réponse doit tenir.

Cet article est une orientation générale destinée aux équipes d'événements et d'approvisionnement, et non un avis juridique ou professionnel. Vérifiez la politique de votre propre organisation et, pour les contrats fédéraux, la directive applicable.

TL;DR

• « Fondée par une femme » et « détenue par des femmes » sont deux déclarations différentes. La définition en approvisionnement porte sur la propriété majoritaire et le contrôle, pas sur qui a démarré l'entreprise.
• Le critère canadien courant est au moins 51 % détenue, gérée et contrôlée par des personnes du groupe visé.
• La certification par un tiers est la preuve la plus solide. WBE Canada et WEConnect International certifient les entreprises détenues par des femmes; le CAMSC certifie les fournisseurs autochtones et issus de minorités.
• Les ministères fédéraux sont assujettis à une cible obligatoire minimale de 5 % d'approvisionnement auprès d'entreprises autochtones, avec sa propre définition et son propre répertoire, distincte de toute certification.
• Pour un fournisseur non certifié, une déclaration de propriété écrite nommant les propriétaires et leurs parts est un substitut raisonnable. Une affirmation sur un site Web, non.

Ce que signifient les catégories

Les programmes de diversité des fournisseurs reconnaissent habituellement plusieurs groupes distincts, et les définitions ne sont pas interchangeables.

Détenue par des femmes. Le critère canadien standard, utilisé par WBE Canada, vise une entreprise indépendante à but lucratif détenue, gérée et contrôlée à au moins 51 % par une ou plusieurs femmes, légalement constituée au Canada et y ayant son principal établissement, ou majoritairement détenue et contrôlée par des femmes qui sont citoyennes canadiennes ou résidentes permanentes, les opérations quotidiennes étant dirigées par une ou plusieurs femmes.

Détenue par des Autochtones. Pour la cible fédérale de 5 %, Services aux Autochtones Canada définit une entreprise autochtone comme une entreprise détenue et exploitée par des aînés, des conseils de bande ou des conseils tribaux, une entreprise inscrite au Répertoire des entreprises autochtones du gouvernement du Canada, ou une entreprise inscrite sur une liste d'entreprises bénéficiaires d'un traité moderne. Notez qu'il s'agit d'un critère d'inscription, et non de certification.

Détenue par une minorité. Le Conseil canadien des fournisseurs autochtones et membres de minorités certifie les fournisseurs autochtones et issus de minorités, et joue au Canada le rôle que les conseils de fournisseurs tiennent ailleurs auprès des grands acheteurs.

D'autres catégories figurent dans certains programmes, notamment les entreprises détenues par des vétérans, par des personnes 2ELGBTQ+ ou par des personnes en situation de handicap. Les catégories que votre organisation reconnaît relèvent d'une décision de politique, et elles devraient être consignées avant la publication de l'appel d'offres, pas négociées après.

La distinction qui fait trébucher tout le monde

Une femme a fondé l'entreprise. Une femme dirige l'entreprise. Des femmes détiennent la majorité de l'entreprise. Ce sont trois énoncés différents, et la plupart des programmes d'approvisionnement ne comptent que le troisième.

Cela compte énormément dans le logiciel événementiel, parce que les plateformes les plus connues ont souvent été cofondées par des femmes et sont aujourd'hui cotées en bourse ou financées par capital de risque. Une femme PDG d'une société publique dirige l'entreprise, ce qui importe pour bien des raisons, mais cela ne satisfait pas un critère de propriété à 51 %, puisque ce sont les actionnaires qui détiennent la société. Notre guide des logiciels de billetterie détenus par des femmes détaille quelle plateforme satisfait quelle définition.

La même distinction vaut pour chaque catégorie. « Fondée par », « dirigée par » et « détenue par » doivent se lire attentivement, et un fournisseur qui les confond dans une proposition vous apprend quelque chose.

Certification, autodéclaration et l'écart entre les deux

Voyez la preuve fournie par un fournisseur comme une échelle, parce que ce que vous devriez accepter dépend de la valeur du contrat et de ce qu'exige votre politique.

1. Une affirmation sur un site Web. Aucune vérification indépendante. Utile comme premier signal, sans valeur comme preuve.

2. Une autodéclaration sur le formulaire d'appel d'offres. Le fournisseur l'affirme, généralement avec une signature. Mieux, parce que c'est consigné et qu'une fausse déclaration a des conséquences, mais personne n'a vérifié.

3. Une déclaration de propriété écrite. Le fournisseur nomme les propriétaires et leurs pourcentages, sur papier à en-tête, signée par un dirigeant. C'est le terrain d'entente pratique pour les petits fournisseurs, et une demande raisonnable.

4. Une certification par un tiers. Un organisme certificateur a examiné la propriété, la gestion, le contrôle et l'indépendance, et délivre un certificat portant un numéro et une date d'expiration. Demandez le numéro et vérifiez-le dans le répertoire de l'organisme.

5. L'inscription à un répertoire gouvernemental. Pour les entreprises autochtones et les contrats fédéraux, l'inscription au Répertoire des entreprises autochtones ou sur une liste de bénéficiaires d'un traité moderne est ce à quoi la directive renvoie réellement.

Les organismes certificateurs

WBE Canada certifie les entreprises canadiennes détenues par des femmes selon le critère de 51 % de propriété, de gestion et de contrôle, et tient un répertoire utilisé par les acheteurs des secteurs privé et public.

WEConnect International certifie à l'échelle internationale les entreprises détenues par des femmes selon quatre critères : propriété, gestion, contrôle et indépendance. Son répertoire WECommunity est visible par ses acheteurs membres, ce qui en fait l'intérêt pour un fournisseur qui vend à l'étranger.

Le CAMSC, le Conseil canadien des fournisseurs autochtones et membres de minorités, certifie les fournisseurs autochtones et issus de minorités pour les acheteurs qui gèrent des programmes canadiens de diversité des fournisseurs.

Le Répertoire des entreprises autochtones, tenu par le gouvernement du Canada, est la voie d'inscription à laquelle renvoie la cible fédérale de 5 %. Ce n'est pas un organisme de certification au même sens, et cette différence prend les gens au dépourvu : une entreprise peut être légitimement détenue par des Autochtones et certifiée par un conseil sans être inscrite au Répertoire, qui est pourtant ce qu'un contrat fédéral vérifiera.

La cible fédérale de 5 %, et pourquoi elle touche les budgets d'événements

Le gouvernement du Canada exige que les ministères et organismes fédéraux attribuent au moins 5 % de la valeur totale de leurs contrats à des entreprises autochtones chaque année, les ministères devant atteindre ou dépasser la cible d'ici la fin de l'exercice 2024-2025. La Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor énonce les procédures obligatoires à son annexe E.

Pour une équipe d'événements à l'intérieur du système fédéral ou à sa périphérie, ce n'est pas une abstraction. L'inscription aux congrès, la billetterie, l'audiovisuel, le traiteur, l'impression et les services de lieu comptent tous dans la valeur des contrats : la question de savoir si un fournisseur est détenu par des Autochtones se rattache donc à des décisions d'approvisionnement qui se prenaient autrefois uniquement sur le prix et la fonction. Si vous répondez à un appel d'offres fédéral plutôt que d'en lancer un, attendez-vous à la question et attendez-vous à ce que votre réponse soit vérifiée dans le répertoire.

Quoi mettre dans l'appel d'offres

Posez des questions qui produisent des réponses vérifiables :

• Quelle catégorie revendiquez-vous, et selon quelle définition? Nommer la norme empêche un fournisseur de répondre à une autre question.
• Êtes-vous certifié, et par qui? Demandez l'organisme, le numéro de certificat et la date d'expiration.
• Si vous n'êtes pas certifié, fournissez une déclaration de propriété signée nommant les propriétaires et leurs pourcentages.
• Où l'entreprise est-elle légalement constituée et principalement établie? Plusieurs certifications en dépendent, et pas seulement de qui détient les actions.
• La déclaration est-elle à jour? La propriété change. Une ronde de financement, une acquisition ou le départ d'un fondateur peut mettre fin à une position de 51 % sans que rien ne change sur le site Web.

Et décidez à l'avance du poids que vous accorderez à la réponse. Un critère de diversité qui vaut deux points sur cent ne change rien et fait perdre du temps à tout le monde; un critère qui est une condition obligatoire doit être annoncé comme tel avant que quiconque ne rédige une proposition.

Là où ça dérape

• Accepter la page « À propos ». L'échec le plus courant, de loin. C'est une page de marketing, pas un document officiel.
• Tenir « certifié » pour une évidence. Les certifications expirent, habituellement chaque année. Demandez la date.
• Confondre le Répertoire des entreprises autochtones avec une certification, dans un sens comme dans l'autre, sur un contrat fédéral.
• Poser la question puis ne pas utiliser la réponse, ce qui apprend aux fournisseurs que la section est décorative.
• Ne pas revérifier au renouvellement. Un contrat pluriannuel survit à un certificat, et parfois à la structure de propriété qui le soutenait.

Notre point de vue

Notre avis honnête est que le fardeau de la vérification repose surtout au mauvais endroit. Les grands fournisseurs ont des équipes d'approvisionnement qui produisent des certificats sur demande; les petits fournisseurs, là où se trouvent la plupart des entreprises véritablement détenues par des groupes diversifiés, n'ont souvent pas investi l'argent et les semaines qu'exige la certification parce qu'aucun acheteur ne l'avait encore demandée. Un programme qui n'accepte que la certification par un tiers filtre donc vers les entreprises plus grandes, ce qui est à peu près le contraire de l'intention.

L'équilibre pratique que nous défendrions est donc d'exiger la certification lorsque la valeur du contrat le justifie, d'accepter une déclaration de propriété signée en deçà de ce seuil, et d'être explicite dans l'appel d'offres sur ce qui s'applique. Cela garde la déclaration vérifiable sans faire de la paperasse le véritable critère de qualification.

Où Eventist s'inscrit

Par souci de transparence, puisque cet article porte sur la vérification des déclarations : Eventist a été fondée en mai 2021 à Kitchener, en Ontario, par Ciara Azam, qui dirige l'entreprise. Elle est autofinancée, sans investisseurs externes, ce qui la rend détenue par sa fondatrice et détenue par une femme au sens du critère de propriété majoritaire, et pas seulement fondée par une femme. Nous fournissons volontiers une déclaration de propriété écrite pour un dossier d'approvisionnement, sur demande.

Du côté de la plateforme, si votre réponse à un appel d'offres ou votre propre approvisionnement événementiel exige une piste documentaire, Eventist conserve les dossiers d'exposants et de fournisseurs, les contrats signés et les données des participants dans un seul système exportable, de sorte que la documentation d'un événement se retrouve au lieu de se reconstituer. La page de la plateforme événementielle couvre les fonctionnalités générales et la page des tarifs présente le tarif fixe par billet.

Foire aux questions

Que signifie la diversité des fournisseurs en approvisionnement?

C'est la pratique, chez un acheteur, de diriger délibérément une part de ses dépenses vers des entreprises détenues par des groupes historiquement sous-représentés parmi les fournisseurs, le plus souvent les femmes, les peuples autochtones et les minorités visibles, d'autres catégories étant reconnues par certains programmes. Au Canada, le critère courant veut que le groupe détienne au moins 51 % de l'entreprise et qu'il la gère et la contrôle : c'est donc une question sur qui possède et dirige l'entreprise, et non sur qui y travaille.

Quelle est la différence entre « détenue par des femmes » et « dirigée par une femme »?

Détenue par des femmes signifie que des femmes détiennent la majorité de l'entreprise, habituellement au moins 51 %, et en contrôlent les opérations. Dirigée par une femme signifie qu'une femme la dirige, peu importe qui détient les actions. Une société cotée en bourse avec une femme PDG est dirigée par une femme mais n'est pas détenue par des femmes, puisque ses actionnaires la possèdent. Les programmes de diversité des fournisseurs retiennent presque toujours la définition fondée sur la propriété : la distinction décide donc si un fournisseur est admissible ou non.

Comment vérifier qu'un fournisseur est bel et bien détenu par des femmes?

Demandez une certification de WBE Canada, de WEConnect International ou de WBENC aux États-Unis, ainsi que le numéro de certificat et la date d'expiration, afin de pouvoir les vérifier dans le répertoire de l'organisme certificateur. Ces organismes examinent la propriété, la gestion, le contrôle et l'indépendance plutôt que de prendre la déclaration au pied de la lettre. Si le fournisseur n'est pas certifié, ce qui est courant chez les petites entreprises, demandez une déclaration de propriété signée sur papier à en-tête nommant les propriétaires et leurs pourcentages.

Qu'est-ce que la cible fédérale de 5 % d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones?

C'est l'exigence voulant que les ministères et organismes fédéraux attribuent chaque année au moins 5 % de la valeur totale de leurs contrats à des entreprises autochtones, les ministères devant l'atteindre ou la dépasser d'ici la fin de l'exercice 2024-2025. À cette fin, une entreprise autochtone est détenue et exploitée par des aînés, des conseils de bande ou des conseils tribaux, inscrite au Répertoire des entreprises autochtones du gouvernement du Canada, ou inscrite sur une liste d'entreprises bénéficiaires d'un traité moderne. Les procédures obligatoires figurent à l'annexe E de la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor.

Une autodéclaration suffit-elle parfois?

Cela dépend de la valeur du contrat et de votre propre politique, et il est raisonnable de fixer un seuil. Pour un petit contrat, une déclaration signée ou une déclaration de propriété écrite est proportionnée, et exiger une certification filtre surtout vers les fournisseurs assez grands pour en assumer le processus. Pour un contrat important, ou tout contrat où le critère de diversité influence l'attribution, exigez une certification par un tiers ou une inscription à un répertoire. Quel que soit votre choix, dites-le dans l'appel d'offres pour que les fournisseurs sachent ce qui sera accepté.

À quelle fréquence faut-il revérifier le statut d'un fournisseur diversifié?

À chaque renouvellement, et sur tout contrat de plus d'un an. Les certifications expirent généralement chaque année, et la propriété elle-même peut changer par une ronde de financement, une acquisition ou le départ d'un fondateur, sans aucune annonce publique. Traitez le statut comme un fait daté plutôt que comme un attribut permanent, et consignez la date de votre vérification à côté du numéro de certificat.

Sources

• WBE Certification for Canadian Women Owned Businesses, WBE Canada
• WEConnect International Certification
• Supplier Certification, Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council
• Cible minimale obligatoire de 5 % d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, Services aux Autochtones Canada
• Directive sur la gestion de l'approvisionnement, annexe E, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

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