Gestion écoresponsable des événements : guide pratique pour les organisateurs

La gestion écoresponsable des événements consiste à planifier un événement de façon à réduire le plus possible son empreinte environnementale, sociale et économique, et à ce qu'il laisse quelque chose d'utile à la communauté d'accueil. En pratique, cela se résume à cinq habitudes : intégrer l'écoresponsabilité au plan dès le premier jour, mesurer ce que vous émettez, réduire d'abord les plus grandes sources (habituellement les déplacements), acheter selon des critères, et rendre compte honnêtement des résultats après coup. Ce guide passe chacune d'elles en revue pour les festivals, les congrès, les salons professionnels, les salles, les concerts et les événements courants avec billetterie.

En bref

• Un événement écoresponsable est conçu pour réduire au minimum les répercussions négatives et laisser un héritage bénéfique, et ce travail doit commencer dès la planification, pas après l'événement.
• Mesurez d'abord : dressez la liste des sources d'émissions, recueillez les données d'activité, appliquez les facteurs d'émission et faites le calcul. Les déplacements constituent souvent la plus grande source.
• Servez-vous d'un cadre reconnu comme ISO 20121:2024 pour donner une structure à vos objectifs, à vos rôles et à vos rapports.
• Fixez des cibles mesurables, attribuez un responsable à chacune et communiquez les résultats aux participants et au public.
• L'inscription numérique, l'enregistrement par code QR et des données fiables réduisent le papier et les approximations, et ils simplifient le bilan carbone.

Ce que signifie la gestion écoresponsable des événements

Les lignes directrices de l'ICLEI sur les événements écoresponsables décrivent un événement écoresponsable comme un événement conçu, organisé et mis en œuvre de façon à réduire au minimum ses répercussions négatives potentielles et à laisser un héritage bénéfique à la communauté d'accueil et à toutes les personnes concernées. Les mêmes lignes directrices soulignent que bien faire les choses peut procurer des avantages financiers et sociaux, renforcer votre réputation, stimuler l'innovation et sensibiliser le public.

Deux éléments de cette définition méritent d'être soulignés.

D'abord, il ne s'agit pas seulement de carbone. L'écoresponsabilité touche l'environnement, mais aussi l'inclusion, les pratiques de travail, la sécurité et le bien-être des participants, des membres du personnel et des voisins. Un festival qui réduit le carburant de ses génératrices, mais qui néglige l'accessibilité ou des horaires équitables pour les bénévoles, n'a fait que la moitié du travail.

Ensuite, c'est une discipline de gestion, pas une liste de gestes verts. Les lignes directrices ajoutent que les systèmes écoresponsables peuvent coûter plus cher au départ, mais qu'ils entraînent généralement des économies à long terme grâce à une utilisation efficace des ressources et à un meilleur accès au crédit et aux commandites. C'est l'argument d'affaires que vous pouvez présenter à un conseil d'administration, à un commanditaire ou à un partenaire municipal. EarthCheck avance un argument semblable dans son argumentaire d'affaires en faveur des événements écoresponsables, où les stratégies écoresponsables sont décrites comme des moteurs d'efficacité, de résilience et d'avantage concurrentiel qui réduisent les coûts et le gaspillage.

D'où vient l'impact d'un événement

Les événements touchent l'air, le sol, l'eau, les ressources et les personnes. Les participants consomment des matériaux, de l'énergie et de l'eau, produisent des déchets et des émissions, et peuvent mettre à rude épreuve les communautés locales, selon les lignes directrices de l'ICLEI. Avant de planifier quoi que ce soit, recensez ces sources pour votre propre type d'événement :

• Déplacements et transport : participants, artistes, conférenciers, exposants et fret.
• Lieu et énergie : chauffage, climatisation, éclairage, scènes, alimentation électrique temporaire et génératrices.
• Nourriture et boissons : approvisionnement, menus, emballages et surplus.
• Matériel et déchets : affichage, porte-noms, programmes, construction des kiosques, articles promotionnels et articles à usage unique.
• Impact social : bruit, circulation des foules, embauche locale, accessibilité, sécurité et conditions de travail équitables.

Dans les données mesurées dont nous disposons, les déplacements dominent. Le bilan carbone de BRIDGES by RARE 2025 désigne les déplacements comme la plus grande source d'émissions, les déplacements des délégués y contribuant pour 55,494 t éq. CO₂. Il s'agit d'un seul congrès, alors ne le prenez pas comme une proportion universelle, mais c'est un rappel de vérifier les déplacements avant de consacrer des efforts à des postes moins importants.

Planifier sur tout le cycle de vie de l'événement

L'approche la plus fiable couvre tout le cycle de vie : l'écoresponsabilité est intégrée dès le tout début de la planification et jusqu'à la période de suivi, comme le décrivent les lignes directrices de l'ICLEI et les lignes directrices sur l'organisation d'événements écoresponsables du ministère fédéral allemand de l'Environnement. Ces lignes directrices divisent le travail en quatre étapes.

1. Planifier. Formez une équipe consacrée à l'écoresponsabilité, même si elle compte deux personnes pour un petit événement. Définissez votre périmètre, vos parties prenantes et vos objectifs mesurables.

2. Mettre en œuvre. Appliquez les mesures pendant la production : choix du lieu, approvisionnement, transport, traiteur, gestion des déchets et communications.

3. Tenir l'événement. Suivez ce qui se passe réellement sur place, de la consommation d'énergie aux volumes de déchets en passant par la fréquentation.

4. Évaluer. Comparez les résultats aux objectifs, rendez-en compte et notez ce qu'il faudra changer la prochaine fois.

Si vous gérez déjà une longue liste de tâches, un outil aide à éviter que les tâches d'écoresponsabilité soient oubliées. Ce survol des outils de gestion de projet pour les planificateurs d'événements est un bon point de départ pour comparer les options. Quel que soit l'outil choisi, attribuez à chaque tâche d'écoresponsabilité un responsable et une échéance, exactement comme vous le feriez pour le montage ou la billetterie.

Comment mesurer l'empreinte carbone de votre événement

Vous ne pouvez pas réduire ce que vous n'avez pas compté. Le rapport de mesure et de vérification des émissions de BRIDGES by RARE 2024 présente une démarche que tout organisateur peut suivre à plus petite échelle :

1. Repérez vos sources d'émissions.

2. Recueillez les données d'activité pour chacune (kilomètres parcourus, kWh consommés, kilogrammes de déchets, repas servis).

3. Choisissez les facteurs d'émission et la méthode de quantification pertinents.

4. Calculez les émissions.

Ce rapport suivait la norme ISO 14068-1:2023 et le GHG Protocol. Le GHG Protocol classe les émissions en trois portées, et le rapport les applique aux événements comme suit :

Pour la plupart des événements, c'est la portée 3 qui représente l'essentiel de l'empreinte, et c'est aussi celle dont les données sont les plus difficiles à recueillir. Une évaluation carbone vaut la peine même si elle est imparfaite : le rapport souligne qu'elle permet de quantifier les émissions, d'établir des repères pour juger vos efforts d'atténuation et de montrer où vous améliorer.

Recueillir les données de déplacement sans un sondage auquel personne ne répond

L'International Congress and Convention Association a mis à l'essai une méthode simple lors de son congrès : des codes QR permettant aux délégués de communiquer volontairement les détails de leurs déplacements et de leur hébergement. La leçon pour tout organisateur est de poser la question au moment où les gens sont déjà mobilisés, par exemple à l'inscription ou à l'enregistrement, de la rendre facultative et de la garder courte. Un code postal ou une ville de départ, un mode de transport et le nombre de nuitées suffisent pour estimer les émissions liées aux déplacements.

Si votre site Web fait aussi partie de l'empreinte, les émissions numériques sont bien réelles. Cet article sur les pratiques Web écoresponsables est utile lorsque vous fixez des cibles pour le site Web de votre événement et que vous évaluez l'empreinte carbone de vos canaux numériques.

Réduire les émissions là où ça compte

Une fois votre point de référence établi, passez en revue les catégories ci-dessous. Les mesures proviennent des lignes directrices de l'ICLEI et du guide des pratiques exemplaires publié par World Athletics, appuyées dans la mesure du possible par les résultats d'événements.

Laissez l'approvisionnement faire le gros du travail

L'approvisionnement est le levier que bien des petits organisateurs négligent. Les lignes directrices de l'ICLEI précisent qu'un approvisionnement écoresponsable consiste à intégrer des critères d'écoresponsabilité aux appels d'offres et aux ententes, et à tenir compte des politiques sociales, environnementales et économiques de chaque fournisseur. World Athletics va plus loin : selon l'organisation, l'approvisionnement écoresponsable redéfinit la qualité pour y inclure les répercussions sociales, éthiques et environnementales d'un produit ou d'un service, en plus de son apparence, de son toucher et de son rendement.

Concrètement, ajoutez trois questions à chaque demande de propositions : quel est votre plan de gestion des déchets, quelle source d'énergie utilisez-vous, et comment traitez-vous les membres de votre personnel et vos sous-traitants? Notez les réponses au même titre que le prix. Il s'agit de conseils généraux et non d'un avis juridique; faites examiner les contrats des fournisseurs et les conditions d'assurance par un avocat avant de signer.

La compensation vient en dernier

Certains événements achètent des crédits pour les émissions restantes. BRIDGES by RARE 2025 a compensé ses émissions au moyen de crédits d'élimination du carbone et de crédits fondés sur l'évitement. Voyez-y la dernière étape, après la mesure et la réduction, et non un substitut à l'une ou à l'autre, et indiquez clairement dans votre rapport ce que vous avez réduit et ce que vous avez compensé.

Passer au numérique là où cela élimine des déchets

Les programmes imprimés, les billets papier et les listes d'enregistrement sur planchette à pince comptent parmi les éléments les plus faciles à éliminer. Nos propres notes sur les avantages de l'inscription sans papier pour les événements en abordent le côté pratique. Une configuration numérique vous donne aussi des données plus fiables : les réponses à l'inscription, les heures de lecture des billets et le nombre de présences alimentent directement le calcul de votre empreinte et votre bilan post-événement. Pour aller plus loin dans le bon usage des chiffres, consultez l'importance de l'analyse de données pour les organisateurs d'événements.

Eventist, par exemple, prend en charge l'enregistrement par code QR à partir de n'importe quel téléphone, ce qui élimine les listes imprimées et vous donne un registre de présence horodaté à utiliser dans vos rapports.

Choisir un cadre : ISO 20121 et autres référentiels

Un cadre transforme les bonnes intentions en un système que vous pouvez auditer. La norme ISO 20121:2024 précise les exigences et fournit des lignes directrices pour un système de management responsable appliqué à l'activité événementielle, ce qui vous donne une façon de gérer les répercussions sociales, économiques et environnementales pendant la planification et la réalisation. Parmi les autres cadres mentionnés dans les lignes directrices figurent le Sustainable Event Standard de l'Events Industry Council et le supplément destiné aux organisateurs d'événements de la Global Reporting Initiative.

Deux caractéristiques de la norme comptent pour les décideurs. Le texte de la norme ISO 20121:2024 rend obligatoires l'engagement de la haute direction ainsi que des rôles et des responsabilités clairs pour qu'un système fonctionne. Il permet aussi de démontrer la conformité de trois façons : une autodéclaration de première partie, une confirmation par une seconde partie comme un client, ou une évaluation indépendante par une tierce partie. Un petit festival peut commencer par l'autodéclaration et passer à l'évaluation par une tierce partie lorsque des commanditaires ou des bailleurs de fonds publics la demandent.

Fixer des objectifs, suivre les progrès et rendre compte de façon crédible

Les bons objectifs d'écoresponsabilité sont assez précis pour qu'on puisse les rater. Les lignes directrices de l'ICLEI recommandent d'inscrire des objectifs mesurables et des indicateurs clés de rendement dans un plan d'action, en attribuant les responsabilités et les mesures de suivi, puis de mesurer, de rendre compte et d'évaluer pour améliorer la prochaine édition.

Exemples d'objectifs mesurables :

• Déchets par participant, en kilogrammes, comparativement à votre dernière édition.
• Proportion de participants qui arrivent en transport en commun, à pied, à vélo ou en transport partagé.
• Proportion de repas végétariens ou végétaliens.
• Pourcentage de fournisseurs évalués selon des critères d'écoresponsabilité.
• Consommation d'énergie sur place par participant ou par mètre carré.

Les résultats peuvent aller dans la bonne direction même quand l'événement prend de l'ampleur. À IMEX Frankfurt 2023, la fréquentation a augmenté de 26 % alors que les déchets par participant ont diminué de 3 kg, et la consommation d'énergie sur place a baissé de 12 % malgré une hausse de 22 % du nombre d'exposants. Exprimer les résultats par participant, comme le fait ce rapport, évite que la croissance masque les progrès.

Communiquez aussi les mesures. Les lignes directrices du ministère allemand précisent que les mesures d'écoresponsabilité devraient être communiquées aux participants et au public, surtout pour les grands événements. L'ICCA va plus loin et diffuse publiquement les constats de son événement, ce qui favorise la transparence et permet à d'autres organisateurs d'en tirer des leçons. Rendez compte de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné, chiffres à l'appui.

Une première liste de vérification par type d'événement

Festivals. Faites l'audit du carburant des génératrices et passez à l'électricité du réseau ou à une énergie à faibles émissions de carbone là où le site le permet. Établissez un code pour les exposants qui couvre les emballages et les déchets. Publiez un plan de transport en commun et de covoiturage avec la confirmation de billet. Suivez les déchets par participant, jour par jour.

Congrès. Proposez une option virtuelle pour les séances où le déplacement en personne apporte peu. Recueillez des données facultatives sur les déplacements à l'inscription. Choisissez un lieu près du transport en commun et des hôtels. Réduisez les émissions liées aux repas grâce à des menus à base de végétaux et à un plan pour les surplus alimentaires.

Salons professionnels et expositions. Intégrez des exigences de réutilisation aux règlements des exposants pour la construction des kiosques et les articles promotionnels. Évaluez les exposants et les entrepreneurs selon des critères d'écoresponsabilité. Faites un audit des déchets en coulisses, comme l'a fait IMEX.

Salles et concerts. Suivez la consommation d'énergie par événement, offrez uniquement des billets numériques et publiez les options de transport en commun sur la page de l'événement. Demandez aux promoteurs de communiquer les données de fréquentation et les résultats des sondages sur les déplacements pour que votre salle puisse rendre compte de façon uniforme.

Événements courants avec billetterie (ateliers, soirées d'humour, événements communautaires). Choisissez un lieu accessible à pied ou en transport en commun, laissez tomber le matériel imprimé, servez des aliments récupérés ou à base de végétaux, et envoyez les rappels par voie numérique.

Les permis, les limites de bruit, les plans de sécurité et les assurances varient selon la municipalité et la province. Considérez tout ce qui précède comme des conseils généraux et non comme un avis juridique, et confirmez les exigences auprès de votre administration locale et d'un conseiller qualifié.

Notre point de vue

L'écoresponsabilité échoue souvent dans les événements pour une raison opérationnelle : les données sont éparpillées. L'inscription se trouve dans un outil, la vente de billets dans un autre, l'enregistrement sur papier, les fournisseurs dans un tableur et le déroulement dans le courriel de quelqu'un. Quand vient le temps de calculer une empreinte ou de rendre compte des déchets par participant, personne ne trouve de chiffre fiable.

C'est pour régler ce problème que nous bâtissons Eventist. Lorsque la billetterie, l'inscription, l'enregistrement, les horaires, les kiosques des fournisseurs et des exposants et les rôles du personnel se trouvent dans un seul système, les données dont vous avez besoin pour un rapport d'écoresponsabilité sont déjà consignées pendant l'événement. L'enregistrement par code QR à partir de n'importe quel téléphone remplace les listes imprimées, et l'inscription numérique remplace les formulaires papier, si bien qu'on imprime moins et qu'on mesure davantage.

À notre avis, la gestion écoresponsable des événements relève surtout de bonnes opérations : des rôles clairs, des cibles mesurables et un seul endroit où se trouvent les chiffres. Les organisateurs qui gèrent tout leur événement dans un seul système ont plus de facilité à fixer une cible, à l'attribuer à un membre du personnel et à vérifier le résultat après coup.

— Ciara

Gérez tout l'événement, et les chiffres, au même endroit

Si vous voulez réunir l'inscription, l'enregistrement par code QR, les horaires, les kiosques et les rôles du personnel dans un seul système, Eventist est conçu pour les festivals, les congrès, les salons professionnels, les salles et les concerts. Les organisateurs canadiens paient des frais fixes par billet payant plutôt qu'un pourcentage. En date d'octobre 2026, la page des tarifs indique 0,85 $ CA par billet payant pour la billetterie d'événements et 4,99 $ CA par billet payant pour les festivals et les congrès. Les frais de traitement des cartes sont versés à Stripe ou à Square selon leurs propres tarifs, et la billetterie et les inscriptions gratuites fonctionnent avec des forfaits mensuels à partir de 100 $ CA.

Voici le calcul pour un événement communautaire de 1 000 billets : 1 000 billets payants à 0,85 $ CA représentent 850 $ CA de frais de billetterie Eventist, avant le traitement des cartes. Comme des frais fixes n'augmentent pas avec le prix de vos billets, Eventist coûte généralement moins cher qu'une tarification en pourcentage à mesure que le prix des billets augmente. Les salles sont facturées différemment, soit de 0,5 % à 1,9 % de ce qu'elles facturent sur tout ce qu'elles vendent; consultez donc la page des salles pour les détails. Notre équipe au Canada aide aussi les organisateurs à configurer leur événement; consultez nos services.

Foire aux questions

Quelle est la première étape de la gestion écoresponsable d'un événement?

Commencez par dresser la liste de vos sources d'émissions et de vos parties prenantes, puis fixez deux ou trois objectifs mesurables. Les lignes directrices de l'ICLEI recommandent de former une équipe consacrée à l'écoresponsabilité et de relier chaque objectif à une personne responsable. Même une courte liste de cibles, comme les déchets par participant et la proportion de déplacements à faibles émissions de carbone, vous donne quelque chose à mesurer.

Comment rendre un événement écoresponsable avec un petit budget?

Misez sur les choix gratuits ou peu coûteux : un lieu près du transport en commun, des billets et des programmes numériques, des menus à base de végétaux et un plan pour les surplus alimentaires. Les mesures alimentaires de l'ICCA ont réduit de 33,55 % les émissions liées aux repas, et elles coûtent peu à reproduire. Ajoutez des questions sur l'écoresponsabilité aux soumissions des fournisseurs pour que vos décisions d'achat s'améliorent sans poste budgétaire distinct.

Comment calculer l'empreinte carbone d'un événement?

Repérez les sources, recueillez les données d'activité, choisissez les facteurs d'émission et faites le calcul, en suivant les trois portées du GHG Protocol. La consommation directe de carburant relève de la portée 1, l'électricité achetée de la portée 2, et les déplacements, les déchets, l'eau et la nourriture de la portée 3. Recueillez des renseignements facultatifs sur les déplacements à l'inscription pour que votre plus grande source repose sur des données réelles.

Ai-je besoin d'une certification ISO 20121?

Non. La norme ISO 20121:2024 est d'application volontaire, et vous pouvez démontrer la conformité par autodéclaration, par la confirmation d'une seconde partie ou par une évaluation indépendante d'une tierce partie. Bien des organisateurs l'utilisent d'abord comme cadre et visent une évaluation externe plus tard si des commanditaires ou des bailleurs de fonds la demandent.

Sources

• ICLEI : Lignes directrices sur les événements écoresponsables
• EarthCheck : Quel est l'argumentaire d'affaires en faveur des événements écoresponsables?
• Ministère fédéral allemand de l'Environnement : Lignes directrices sur l'organisation d'événements écoresponsables
• Rapport sur les émissions de BRIDGES by RARE 2025
• Rapport de mesure et de vérification des émissions de GES de BRIDGES by RARE 2024
• ICCA : Le développement durable comme stratégie
• World Athletics : Guide des pratiques exemplaires en gestion écoresponsable des événements
• Rapport d'événement écoresponsable d'IMEX Frankfurt 2023
• ISO 20121:2024 Systèmes de management responsable appliqués à l'activité événementielle
• ISO 20121:2024, texte intégral
• Pratiques Web écoresponsables

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