Marchandise d'événement : précommande et sur place

Les articles promotionnels sont la deuxième source de revenus de la plupart des événements et la moins bien gérée. Les billets sont comptés, réconciliés et déclarés au dollar près ; la marchandise, elle, c'est une table pliante, un fond de caisse en billets de vingt, trois boîtes de médiums et ce dont se souvient la personne qui tenait le stand à la fin de la soirée.

Il n'y a pas de fatalité là-dedans, et la solution n'est pas une meilleure table. C'est de décider, avant de commander quoi que ce soit, dans lequel de trois commerces vous êtes réellement : prendre des précommandes pour une série d'impression, tenir une boutique sur le site, ou vendre en ligne après coup à des gens qui savent déjà ce qu'ils ont manqué.

En bref

• La précommande est la seule version sans risque d'inventaire. Vous vendez d'abord, comptez les tailles, puis imprimez. La marge est meilleure parce que rien n'est perdu et l'argent entre avant la facture.
• Un stand sur place est une opération de détail avec une file, un fond de caisse et un coût de personnel. Tenez-le si l'événement dure assez longtemps pour que les gens reviennent, et acceptez d'acheter du stock sur une intuition.
• Commandez selon la courbe des tailles, pas également. Les médiums et les grands portent la majorité des séries de vêtements ; une commande à parts égales sur six tailles, c'est comme ça qu'on se retrouve avec une boîte de très petits pendant trois ans.
• Acceptez les cartes au stand. Une table en argent comptant seulement vous coûte les ventes de tous ceux qui n'en transportent plus, c'est-à-dire la plupart des moins de quarante ans.
• Les chandails de taille jeunesse sont taxés différemment en Ontario, en Nouvelle-Écosse et à l'Île-du-Prince-Édouard. La partie provinciale de la TVH est remboursée au point de vente sur les vêtements pour enfants admissibles : un t-shirt jeunesse est donc à 5 pour cent, et non à 13. Les caisses de billetterie appliquent généralement un seul taux par événement : prévoyez comment vous gérerez cela avant d'afficher des tailles enfants.
• Gardez deux chiffres : la dépense par personne et l'écoulement par taille. Tout ce que vous déciderez l'an prochain sort de ces deux-là.

Trois façons de vendre, et ce que chacune coûte

La plupart des événements devraient faire deux de ces trois. Précommandez les articles chers et à tailles ; garnissez le stand d'articles bon marché sans taille ; et ouvrez une fenêtre en ligne d'une semaine après coup, pendant que les photos circulent encore.

La précommande est un autre commerce

La raison de précommander n'est pas la commodité. C'est qu'une série de vêtements à tailles est un problème de prévision, et que la précommande supprime la prévision.

Vendez l'article comme supplément rattaché aux types de billets qui doivent le voir, avec son propre prix et son propre stock, et limitez-le à un par article si vous voulez plafonner ce qu'une seule commande peut prendre. Fermez les précommandes au moins trois semaines avant l'ouverture des portes, parce que c'est le délai de l'imprimeur plus la semaine que vous perdrez sur une révision d'épreuve.

Puis tranchez une question : cueillette ou expédition. La cueillette à une table bien indiquée coûte moins cher et amène les gens dans la zone marchandise, où ils achètent une deuxième chose. L'expédition coûte plus cher et convient mieux à un public venu de loin, mais elle transforme une série de marchandise en projet de logistique, avec des adresses, de l'affranchissement et les quatre personnes qui ont mal tapé leur rue.

Le compromis honnête, c'est qu'une partie de votre public veut le chandail en main au spectacle et ne précommandera pas. C'est à cela que sert le stand.

La courbe des tailles

L'erreur la plus coûteuse en marchandise d'événement, c'est de commander également sur toutes les tailles.

La demande de vêtements n'est pas uniforme. Une série adulte typique penche fortement vers le M et le L, avec le S et le XL nettement derrière, et le XS et le 2XL dans la traîne. Commandez selon cette forme, pas selon un tableur qui divise 300 par six. Si vous avez déjà tenu l'événement, servez-vous de l'écoulement réel de l'an dernier plutôt que d'une règle générale : la forme de votre public est la forme de votre public, et elle est stable d'une année à l'autre.

Deux règles pratiques :

• Du stock par variante, pas par produit. « T-shirt, 300 » n'est pas un chiffre d'inventaire. « T-shirt, M, 90 » en est un. Si votre système ne peut pas tenir le stock par taille, vous vendrez des chandails que vous ne pourrez pas fournir.
• Rendez la rupture visible. Une taille épuisée doit s'afficher comme épuisée, pas échouer à la table. Les gens acceptent qu'une taille soit partie ; ils n'acceptent pas de l'apprendre après avoir payé.

Le stand le jour même

Un stand de marchandise est une opération de détail que vous dotez pour environ quatre heures de demande réelle étalées sur toute la durée de l'événement.

Une file, pas une table. La demande arrive en deux pointes, juste après l'ouverture et juste après la tête d'affiche. Une personne qui sert et une personne au paiement doublent le débit par rapport à une seule qui fait les deux, parce que les deux tâches se bloquent mutuellement.

Acceptez les cartes. C'est le plus grand levier à lui seul. Une table qui n'accepte que l'argent comptant perd toutes les ventes des gens qui n'en ont plus sur eux, et dans un événement où les billets ont été achetés en ligne, c'est presque toute la salle. Le point de vente d'Eventist fonctionne sur un téléphone du personnel : la table accepte donc une carte sans contact, une carte insérée, un numéro saisi à la main ou de l'argent comptant, sans terminal distinct, sans fond de caisse distinct et sans décompte de fin de soirée distinct, et tout ce qui n'est pas un type de billet se facture comme article personnalisé.

Comptez à l'ouverture et à la fermeture. Décompte d'ouverture, décompte de fermeture, et l'écart réconcilié avec les ventes. Sans cela, vous n'avez ni chiffre de démarque ni donnée d'écoulement, ce qui veut dire que la commande de l'an prochain sera encore une intuition. La même discipline que pour réconcilier les revenus de votre événement s'applique ici, et c'est pour la marchandise qu'on la saute le plus souvent.

Le détail fiscal que personne ne prévoit

Voici celui qui piège les organisateurs canadiens, et il vaut la peine de le connaître avant d'afficher une taille enfant.

L'Ontario, la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince-Édouard remboursent la partie provinciale de la TVH au point de vente sur les produits pour enfants admissibles. Les propres directives de l'Agence du revenu du Canada fixent cette partie provinciale à 8 pour cent en Ontario, 10 pour cent en Nouvelle-Écosse et 9 pour cent à l'Île-du-Prince-Édouard. Un fournisseur qui crédite le remboursement « will collect only the 5% federal part of the HST ».

Ce qui compte comme vêtement pour enfants admissible est précis : les vêtements conçus pour bébés, et « children's garments in sizes up to and including girls' Canada Standard Size 16 and boys' Canada Standard Size 20, or garments designed for girls or boys in sizes extra small, small, medium or large if the garment does not have a designated Canada Standard Size ». Les vêtements de taille adulte ne sont pas admissibles même achetés pour un enfant, pas plus que les vêtements d'une catégorie utilisée exclusivement pour le sport ou les loisirs. Pour les chaussures, la limite est une semelle intérieure de 24,25 cm ou moins.

En clair : votre t-shirt jeunesse en Ontario devrait passer à 5 pour cent, et votre petit adulte à 13 pour cent même si c'est un enfant de dix ans qui le porte.

Le hic pratique, c'est qu'une caisse de billetterie applique généralement un seul taux de taxe de vente par événement, ce qui est juste pour les admissions et faux pour une table de marchandise mixte. Eventist ne fait pas exception aujourd'hui : le taux se règle sur l'événement, pas sur l'article. Si vous vendez des tailles jeunesse dans une province participante, vendez-les donc par un canal qui applique correctement le remboursement, ou tarifez-les et remettez la taxe en toute connaissance de cause en gardant les pièces justificatives. Ceci est une information générale et non un conseil fiscal : votre comptable devrait voir le plan avant la mise en vente.

La tarification

La tarification de la marchandise en événement n'est pas celle du détail, parce que vos coûts sont différents et le moment aussi.

• Des prix en dollars entiers, taxe comprise au stand. « Trente dollars » fait avancer une file. « 26,55 $ plus taxes » non.
• Le double du coût est le plancher, pas la cible. Doubler le coût rendu est le point de départ habituel pour les vêtements ; la marchandise d'événement dépasse couramment ce seuil, parce que l'acheteur achète la soirée, pas le vêtement.
• Jumelez un article au billet. Un ensemble billet et chandail à léger rabais convertit mieux que le chandail seul et déplace la vente vers la précommande, où elle n'a aucun risque d'inventaire.
• Ne soldez pas le jour même. Ceux qui ont payé le plein prix à 19 h sont encore dans la salle à 23 h.

Les chiffres à conserver

Deux, et les deux sont faciles si vous vendez la marchandise dans le même système que les billets.

La dépense par personne. Le revenu de marchandise divisé par la fréquentation, ce qui n'est honnête que si votre chiffre de fréquentation est un décompte de lectures et non un décompte de billets — la distinction est tout l'enjeu du suivi rigoureux de la fréquentation.

L'écoulement par variante. Le pourcentage de chaque taille réellement vendue. C'est la commande de l'an prochain, et c'est le chiffre que la plupart des événements ne captent jamais parce que le stand était une boîte à monnaie.

Notre point de vue

Si la marchandise est mal gérée, ce n'est pas que les organisateurs s'en moquent. C'est qu'elle se trouve hors du système qui gère tout le reste, et qu'elle n'hérite donc d'aucune de ses disciplines. Les billets ont des limites de stock, une lecture et un rapport. Les chandails ont une table.

Ramener la marchandise dans le système de billetterie n'est pas une question de logiciel ; c'est que le chandail obtienne un chiffre d'inventaire, un rapport de ventes et une réconciliation en fin de soirée, comme toute autre chose finie que vous vendez. Une fois qu'il les a, les décisions deviennent simples : vous savez quoi imprimer, à quel prix et quoi cesser de produire.

Où Eventist s'inscrit

La marchandise se comporte comme un inventaire ordinaire dans Eventist, sous trois formes qu'il vaut la peine de connaître.

Les suppléments, pour la précommande. Un supplément porte son propre prix et son propre stock, se rattache aux types de billets qui doivent l'offrir, et peut être plafonné à un par article. Son revenu reste ventilé sur la commande au lieu d'être fondu dans le prix du billet, ce qui rend un rapport de précommande utilisable. Pour les vêtements à tailles, chaque taille est son propre supplément : le chiffre de stock veut donc dire quelque chose, et un médium épuisé le dit à la caisse plutôt qu'à la table.

Le point de vente, pour la table. Le point de vente fonctionne dans le tableau de bord sur n'importe quel téléphone du personnel : la table accepte donc une carte sans contact ou insérée sur un lecteur connecté, un numéro de carte saisi à la main, ou de l'argent comptant, sans terminal distinct et sans décompte de fin de soirée distinct. Un montant ponctuel se facture comme article personnalisé quand ce que vous avez devant vous n'est pas un type de billet, une vente impayée se met en attente sous un nom pendant que quelqu'un va chercher de l'argent, et une imprimante de poste produit le reçu. Les suppléments sont un mécanisme de précommande en ligne et non un mécanisme de point de vente : garnissez donc la table comme une vente à part entière.

Une caisse additionnelle, pour la marchandise elle-même. Une caisse additionnelle est une deuxième page de paiement pour le même événement, à sa propre adresse, dont les articles sont masqués sur la boutique principale et dont les inscriptions, les rapports et la lecture restent partagés avec le reste de l'événement. C'est la façon propre de tenir la fenêtre en ligne d'une semaine après le spectacle, ou une boutique pour l'équipe et les artistes que le public ne devrait jamais voir, sans encombrer la page qui vend les billets.

Ce qui n'existe pas aujourd'hui, c'est un taux de taxe par article : la taxe de vente se règle sur l'événement et non sur l'article, et c'est la limite à contourner si vous vendez des tailles enfants en Ontario, en Nouvelle-Écosse ou à l'Île-du-Prince-Édouard.

Foire aux questions

Faut-il précommander la marchandise ou simplement apporter du stock ?

Précommandez tout ce qui a des tailles ou coûte cher, parce que c'est là que loge le risque de prévision, et apportez du stock des articles bon marché sans taille qui se vendent sur un coup de tête. La plupart des événements devraient faire les deux. Fermez les précommandes environ trois semaines avant l'ouverture, pour couvrir le délai de l'imprimeur.

Combien commander de chaque taille ?

Pas à parts égales. La demande de vêtements se concentre sur le médium et le grand, avec le petit et le très grand derrière et les extrêmes dans la traîne. Si vous avez déjà tenu l'événement, servez-vous de votre propre écoulement par taille de l'an dernier plutôt que d'une règle générale, parce que le profil de tailles d'un public est remarquablement stable.

Faut-il facturer la taxe sur la marchandise d'événement au Canada ?

En général oui, et séparément de la façon dont vous traitez les admissions. La subtilité, c'est que l'Ontario, la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince-Édouard remboursent la partie provinciale de la TVH au point de vente sur les vêtements et chaussures pour enfants admissibles : un chandail de taille jeunesse n'est donc facturé qu'à 5 pour cent au fédéral. Les tailles adultes ne sont pas admissibles, même achetées pour un enfant. Validez le plan avec votre comptable avant d'afficher des tailles enfants.

Puis-je vendre de la marchandise par ma plateforme de billetterie ?

Pour les précommandes, oui : un supplément avec son propre prix et son propre stock fait exactement cela, et il garde le revenu ventilé à part des ventes de billets. Pour la table du jour même, il vous faut un point de vente qui accepte les cartes ; dans Eventist, il fonctionne sur un téléphone du personnel plutôt que sur un terminal loué.

Quelle dépense par personne viser ?

Elle varie beaucoup trop selon le public et le prix pour qu'un repère soit utile, et c'est pourquoi le chiffre à avoir est le vôtre de l'an dernier. Captez le revenu de marchandise et la fréquentation lue dans le même système et le chiffre apparaît tout seul ; devinez l'un ou l'autre et il n'apparaît pas.

Sources

• Point-of-Sale Rebate on Children's Goods, GI-063, Agence du revenu du Canada
• TVH : remboursements au point de vente de l'Ontario, gouvernement de l'Ontario

À lire aussi

• Réconciliation des revenus d'événement : pourquoi votre rapport de billetterie et votre dépôt bancaire ne concordent jamais
• Comment suivre la fréquentation : méthodes, indicateurs et réconciliation
• Vendre le stationnement et les navettes de festival
• Tableau de bord des ventes en temps réel : quoi suivre et à quelle fraîcheur